Ja jūs zināt, ka dažās dienās jums būs ārpus biroja, jūs varat iestatīt palīgpersonālu, kas nepiedalās birojā, automātiski atbildēt, ļaujot cilvēkiem zināt, ka jūs baudāt atvaļinājumu, kamēr viņi ir iestrēdzis darbā.
Lai Outlook izveidotu atbildi no biroja, mēs izveidosim e-pasta veidni ar ziņojumu, kuru mēs vēlamies izmantot, un pēc tam izveidosim noteikumu, kas nosūtīs atbildi ar šo ziņojumu visiem e-pasta ziņojumiem, kurus mēs saņemam noteiktā datumu diapazonā.
PIEZĪME: programmā Outlook ir jābūt atvērtai, lai palaistu kārtulu un nosūtītu jūsu atbildi no biroja atbildes. Tātad pārliecinieties, ka jūs atstājat savu datoru un Outlook darbojas, kad atrodaties ārpus biroja.
Lai izveidotu ziņojuma veidni programmā Outlook, pārliecinieties, ka cilne "Mājas" ir aktīva un jaunajā sadaļā noklikšķiniet uz pogas "Jauna e-pasta adrese".
Ievadiet ziņu, kuru vēlaties nosūtīt kā automātisku atbildi ziņojuma lodziņā. Neievietojiet e-pasta adresi vai tēmu. Pēc tam noklikšķiniet uz cilnes "Fails".
Opciju sarakstā kreisajā pusē ekrānā noklikšķiniet uz "Saglabāt kā".
Dialoglodziņā Saglabāt kā vienumu nolaižamajā izvēlnē Saglabāt kā veidu atlasiet opciju "Outlook veidne (* .oft)".
Jūs tiekat novirzīts uz lietotāja veidņu mapi. Laukā "Faila nosaukums" ievadiet veidnes nosaukumu, saglabājot paplašinājumu ".oft" un noklikšķiniet uz "Saglabāt".
Ja vēlaties kopēt no biroja atbildes e-pasta veidnes uz citu datoru vai to dublēt, pilnais ceļš uz lietotāja veidņu mapi ir C: \ Lietotāji \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Aizvietot ar savu Windows lietotāja vārdu.
Aizveriet ziņojuma logu, noklikšķinot uz pogas "X" augšējā labajā stūrī.
Tiek parādīts dialoglodziņš, kurā tiek jautāts, vai vēlaties saglabāt ziņojuma melnrakstu. Jums nav, jo jūs to saglabājāt kā veidni, bet jūs varat, ja vēlaties. Noklikšķiniet uz "Jā", ja vēlaties saglabāt melnrakstu, vai arī "Nē", ja jums tas nav.
Sadaļā Pārvietot noklikšķiniet uz pogas Noteikumi un nolaižamajā izvēlnē atlasiet "Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus".
Varat arī noklikšķināt uz cilnes "Faili", lai piekļūtu backstage ekrānam. Pārliecinieties, vai ekrāns "Info" ir aktīvs (ja nepieciešams, noklikšķiniet uz "Info") un pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus".
Dialoglodziņā Noteikumi un brīdinājumi pārliecinieties, vai e-pasta adrese, uz kuru vēlaties piemērot šo noteikumu, ir atlasīta nolaižamā izvēlnē "Piemērot izmaiņas šai mapei". Ja vēlaties, lai šis noteikums tiktu piemērots visiem jūsu Outlook kontiem, mēs šajā rakstā parādīsim, kā to izdarīt vēlāk. Noklikšķiniet uz cilnes "E-pasta noteikumi", ja tā vēl nav aktīva, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Jauna kārtula.
Dialoglodziņa Noteiktu vednis pirmajā ekrānā sadaļā "Sākt no tukša noteikuma" noklikšķiniet uz "Piemērot noteikumu par saņemtajām ziņām". Opcija tiek pievienota lodziņam "2. darbība: rediģēt noteikuma aprakstu (noklikšķiniet uz zem apzīmētās vērtības)". Šai noteikuma daļai nav nekā rediģēt, tāpēc, lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.
Dialoglodziņa Noteikt vednis otrais ekrāns ļauj atlasīt nosacījumus, lai pārbaudītu, kad saņemat e-pasta ziņojumus. Lai saņemtu atbildi par biroja darbu, kas nosūtīta noteiktā datumu diapazonā, lodziņā "Solis 1: atlasiet nosacījumus" atzīmējiet lodziņu "saņemti noteiktā datuma periodā". Šis nosacījums tiek pievienots lodziņam "2. solis: rediģēt noteikuma aprakstu (noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības)", piemēram, pirms tam, bet šoreiz rediģējamā apraksta daļa ir daļa. Lai pievienotu datumu diapazonu, 2. solīta lodziņā noklikšķiniet uz saites "noteiktā datumu diapazonā".
Dialoglodziņā Datums saņemšana atzīmējiet izvēles rūtiņu Pēc tam, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes un noklikšķiniet uz datuma, pēc kura vēlaties automātiski atsūtīt no atbildes par biroju. Piemēram, ja vēlaties, lai jūsu atbilde, kas netika nosūtīta uz darbu, tiktu sūtīta 8. februārī, izvēlieties datumu pēc 7. februāra.
Pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu "Pirms", atlasiet datumu no izvēles rūtiņas Pirms lietošanas, no nolaižamās dienas uz labo pusi. Izvēlētajam datumam jābūt nākamajai dienai pēc tam, kad vēlaties neatbildēt uz biroja atbildi, lai pārtrauktu to nosūtīt. Piemēram, ja vēlaties, lai 15. februāris būtu pēdējā diena, kad tiek sūtīta atbilde no jūsu biroja, atlasiet 16. februāri kā Pirms datuma.
Izvēlētie datumi tiek pievienoti nosacījumam lodziņā 2. darbība. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas "Nākamais" dialoglodziņā Noteiktu vednis.
Dialoglodziņa Noteiktās vedņas trešajā ekrānā dienas laikā izvēlaties, ko vēlaties ar ienākošajiem e-pasta ziņojumiem. Mēs vēlamies atbildēt uz visiem e-pasta ziņojumiem, izmantojot pirmajā sadaļā izveidoto veidni, tāpēc lodziņā "Solis 1: atlasiet darbības (-s)" mēs pārbaudām lodziņu "atbilde, izmantojot konkrētu veidni". Lai atlasītu izveidoto veidni, noklikšķiniet uz saites "Īpaša veidne" lodziņā 2. solī: Rediģēt noteikuma aprakstu (noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības).
Dialoglodziņā Atzīmēt atbildes veidni atlasiet "Lietotāja veidnes failu sistēmā", kas atrodas nolaižamajā izvēlnē "Meklēt".
Atlasiet izveidoto veidni (mūsu gadījumā - veidlapu "Ārpus biroja atbildes") un noklikšķiniet uz pogas "Atvērt".
Pilns ceļš uz atlasīto veidni tiek pievienots atlasītajai darbībai. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.
Ceturtajā kārtulas vedņa ekrānā varat atlasīt visus izņēmumus, kurus vēlaties piemērot noteikumam, piemēram, ja vēlaties izslēgt noteiktus cilvēkus vai grupas ("izņemot, ja no cilvēkiem vai publiskai grupai"). Mēs nepievienosim nekādus izņēmumus mūsu noteikumam, tāpēc, lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk.
Laukā lodziņā "Step 1: Specify the name for this rule" ievadiet noteikuma nosaukumu. Lodziņš "Ieslēgt šo noteikumu" tiek atzīmēts pēc noklusējuma, tāpēc noteikums automātiski tiks ieslēgts. Tomēr neuztraucieties. Tas netiks palaists tikai pēc norādītā datuma Pēc.
Mēs nevēlamies palaist kārtulu vēstulēs, kas jau ir iekļautas mūsu iesūtnē, tādēļ atstājiet atzīmi rūtiņu "Palaist šo noteikumu tagad ziņojumos, kas jau ir iesūtnē". Ja vēlaties šo kārtulu palaist visos savos e-pasta kontos programmā Outlook, atzīmējiet lodziņu "Izveidot šo noteikumu visiem kontiem". Noklikšķiniet uz pogas "Pabeigt".
Noteikums tiek pievienots sarakstam. Noklikšķiniet uz "Labi", lai aizvērtu dialoglodziņu Noteikumi un brīdinājumi.
Tagad, kad noteiktā datumā kāds jums nosūta e-pasta ziņojumu, tas automātiski saņems ziņojumu jūsu izveidotajā e-pasta veidnē.
Pat ja sūtītājs saņem automātisku atbildi, kurā teikts, ka esat ārpus biroja, jūs joprojām saņemat viņu e-pastu ar ikonu, kas norāda, ka automātiska atbilde ir nosūtīta. Tomēr jūs varat justies pamatoti ignorējot to, kamēr jūs atgriezīsieties.
Kad noteikuma datumu diapazons ir pagājis, šis noteikums neattiecas uz ienākošajiem e-pasta ziņojumiem. Tomēr jūs joprojām varat izslēgt šo kārtulu. Lai to izdarītu, atveriet dialoglodziņu Noteikumi un brīdinājumi vēlreiz, kā aprakstīts iepriekš, un noņemiet atzīmi no lodziņa, kas atrodas saraksta kreisajā pusē. Noklikšķiniet uz "OK", lai aizvērtu dialoglodziņu.
Ja jūs izmantojat šo kārtulu, lai sūtītu automātisku atbildi no biroja, atbilde tiek nosūtīta vienreiz katram sūtītājam viena Outlook sesijas laikā. Sesija notiek tad, kad atverat programmu Outlook, līdz izejat no programmas. Tas novērš to, ka dublētus atbildes tiek sūtītas vienam un tam pašam sūtītājam, kurš sūta jums vairākus ziņojumus. Outlook izseko, kas ir saņēmis automātisku atbildi katras sesijas laikā, taču šis saraksts tiek atiestatīts, kad izejat no programmas Outlook. Tātad, atstājiet Outlook atvērtu (neaizveriet un atkārtoti atveriet), lai noteikums darbotos, un automātiskā atbilde no biroja tiek nosūtīta visiem, kas jums nosūta e-pasta ziņojumus, un tādējādi sūtītāji nesaņem vairākas atbildes no biroja.
