Microsoft Office ļauj šifrēt savus Office dokumentus un PDF failus, ļaujot nevienam pat neredzēt failu, ja vien viņiem nav paroles. Mūsdienu Office versijās tiek izmantota droša šifrēšana, uz kuru varat paļauties - pieņemot, ka esat iestatījis spēcīgu paroli.
Tālāk sniegtie norādījumi attiecas uz Microsoft Word, PowerPoint, Excel un Access 2016, taču procesam jābūt līdzīgam citās nesenās Office versijās.
Microsoft Office paroles aizsardzības līdzekļi agrāk ir ieguvuši sliktu reputāciju. No Office 95 līdz Office 2003 šifrēšanas shēma bija ļoti vāja. Ja jums ir dokumentu ar paroli aizsargāts ar Office 2003 vai vecāku versiju, paroli var viegli un ātri apiet ar plaši pieejamu paroles krekinga programmatūru.
Ar Office 2007 Microsoft nopietnāk uztvēra drošību. Office 2007 pārslēdza uz Advanced Encryption Standard (AES) ar 128 bitu atslēgu. Tas tiek plaši uzskatīts par drošu un nozīmē, ka Office tagad izmanto reālu, spēcīgu šifrēšanu, lai aizsargātu savus dokumentus, iestatot paroli. Mēs pārbaudījām PDF šifrēšanas funkciju un konstatējām, ka tā izmanto arī 128 bitu AES šifrēšanu Office 2016 versijā.
Ir divas lielas lietas, kas jāuzmanās. Pirmkārt, tikai paroles, kas pilnībā šifrē dokumentu, ir drošas. Birojs arī ļauj jums iestatīt paroli, lai ierobežotu teorijas failu ierobežošanu, ļaujot cilvēkiem skatīt failu, bet to nevar rediģēt bez paroles. Šāda veida paroli var viegli salauzt un noņemt, ļaujot cilvēkiem rediģēt failu.
Tāpat Office šifrēšana darbojas tikai tad, ja saglabājat mūsdienu dokumentu formātus, piemēram, .docx. Ja saglabājat vecākus dokumentu formātus, piemēram, .doc, kas ir saderīgi ar Office 2003 un agrāk, Office izmanto vecāku, nedrošu šifrēšanas versiju.
Taču tik ilgi, kamēr jūs saglabājat savus failus modernos Office formātos un, izmantojot iespēju "Šifrēt ar paroli", nevis opciju "Ierobežot rediģēšanu", jūsu dokumentiem jābūt drošiem.
Lai aizsargātu Office dokumentu ar paroli, vispirms atveriet to programmā Word, Excel, PowerPoint vai Access. Ekrāna augšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz izvēlnes "Fails". Informācijas rūtī noklikšķiniet uz pogas "Aizsargāt dokumentu" un atlasiet "Šifrēt ar paroli".
Poga tiek nosaukta tikai ar nosaukumu "Aizsargāt dokumentu" programmā Microsoft Word, bet citās lietotnēs tas tiek nosaukts kā kaut kas līdzīgs. Meklējiet programmu Microsoft Excel aizsargāt darbgrāmatu un Microsoft PowerPoint aizsargājiet prezentāciju. Programmā Microsoft Access jūs vienkārši redzēsiet pogu "Šifrēt ar paroli" cilnē Info. Darbības citādi darbojas vienādi.
PIEZĪME. Ja vēlaties tikai ierobežot dokumenta rediģēšanu, varat izvēlēties "Ierobežot rediģēšanu" šeit, taču, kā jau teicām, tas nav ļoti drošs un to var viegli apiet. Ja jūs varat, vislabāk ir šifrēt visu dokumentu.
Ievadiet paroli, kuru vēlaties šifrēt ar. Šeit jūs vēlaties izvēlēties labu paroli. Vājajām parolēm var viegli uzminēt programmatūras krekinga rezultātā, ja kāds iegūst piekļuvi dokumentam.
Brīdinājums: Jūs zaudēsit piekļuvi dokumentam, ja jūs kādreiz esat aizmirsis savu paroli, tāpēc saglabājiet to drošībā! Microsoft iesaka jums pierakstīt dokumenta nosaukumu un tā paroli un glabāt to drošā vietā.
Kad dokuments ir šifrēts, informācijas ekrānā tiek parādīts ziņojums "Parole ir nepieciešama, lai atvērtu šo dokumentu".
Nākamajā reizē, kad atverat dokumentu, tiks parādīts lodziņš "Ievadīt paroli, lai atvērtu failu". Ja neesat ievadījis pareizo paroli, jūs vairs nevarēsit to skatīt.
Lai noņemtu paroles aizsardzību no dokumenta, noklikšķiniet uz pogas "Aizsargāt dokumentu" un vēlreiz atlasiet "Šifrēt ar paroli". Ievadiet tukšu paroli un noklikšķiniet uz "Labi". Birojs noņems no dokumenta paroli.
Jūs varat arī eksportēt Office dokumentu uz PDF failu un paroli aizsargāt šo PDF failu. PDF dokuments tiks šifrēts ar norādīto paroli. Tas darbojas programmā Microsoft Word, Excel un PowerPoint.
Lai to izdarītu, atveriet dokumentu, noklikšķiniet uz pogas Izvēlne "Faili" un atlasiet "Eksportēt". Noklikšķiniet uz pogas "Izveidot PDF / XPS", lai eksportētu dokumentu kā PDF failu.
Noklikšķiniet uz pogas Iespējas, kas parādās ekrāna saglabāšanas dialoglodziņa apakšdaļā. Opciju opcijas apakšdaļā iespējojiet opciju "Šifrēt dokumentu ar paroli" un noklikšķiniet uz "Labi".
Ievadiet paroli, kuru vēlaties šifrēt ar PDF failu, un pēc tam noklikšķiniet uz "Labi".
Kad esat pabeidzis, ievadiet PDF faila nosaukumu un noklikšķiniet uz pogas Publicēt. Birojs eksportēs dokumentu uz paroli aizsargātu PDF failu.
Brīdinājums: Jūs nevarēsit skatīt PDF failu, ja aizmirsīsit paroli. Noteikti sekojiet līdzi vai arī zaudēsiet piekļuvi PDF failam.
Atverot to, jums būs jāievada PDF faila parole. Piemēram, ja PDF faila atvēršana tiek izmantota Microsoft Edge-Windows 10 noklusējuma PDF skatītājā, jums būs jāievada parole, pirms to var apskatīt. Tas darbojas arī citos PDF lasītājos.
Šī funkcija var palīdzēt aizsargāt īpaši slepenus dokumentus, īpaši, ja tos uzglabā USB diskā vai tiešsaistes uzglabāšanas pakalpojumos, piemēram, Microsoft OneDrive.
Pilna diska šifrēšana, piemēram, Device Encryption un BitLocker, uz Windows PC vai FileVault uz Mac, ir drošāka un nesāpīgāka, lai aizsargātu visus dokumentus jūsu datorā, tomēr - it īpaši, ja jūsu dators ir nozagts.
