Outlook nav daudz izmantot, ja jums nav kontaktu. Protams, jūs varat ievadīt e-pasta adreses, kā jums iet, bet tas ir laikietilpīgs un kļūdaini. Ir labāk, lai jūsu kontaktpersonas jau būtu programmā Outlook, tādēļ jūs varat ātri nokopēt īsziņu tikai dažu klikšķu laikā.
Nesenajā rakstā mēs apspriedām, kā sākt lietot Outlook, un šodien mēs vēlamies to paplašināt, iekļaujot arī sadarbību ar kontaktpersonām. Jūsu kontaktpersonas būs jūsu Outlook pieredzes centrs, tie, ar kuriem jūs atbilstat, un kā jūs izmantojat šo lietojumprogrammu.
Kā jūs varētu sagaidīt, jūs varat daudz kontaktu pārvaldīšanas ar Outlook, un, pirms to izmantojat, ir izveidota adrešu grāmata, ir daudz jēgas.
Lai sāktu pārvaldīt kontaktpersonas, pirmā lieta, ko vēlaties darīt, ir atvērt režīmu Cilvēki, lai jūs varētu strādāt. Pastāv vairāki veidi, kā pievienot kontaktus savai adrešu grāmatai. Sākumā jūs varētu importēt savu adrešu grāmatu no cita avota, piemēram, no jūsu tīmekļa pasta vai citas e-pasta programmas.
Ņemiet vērā, ka katram jūsu e-pasta kontam jums būs adrešu grāmata. Šajā konkrētajā situācijā mums ir vietējā adrešu grāmata mūsu vietējam Outlook datu failam, un mums ir vēl viens, kas saistīts ar mūsu e-pasta kontu.
Jebkurā gadījumā aprakstiet pamatus, tādēļ, ja jums nav adrešu grāmatas importēšanai, varat sākt pievienot kontaktus manuāli. Šajā attēlā redzams mūsu jaunās adrešu grāmatas daļa, kas pašlaik ir pilnīgi tukša.
Lai sāktu, vienkārši noklikšķiniet uz pogas "Jauns kontakts", un tas atvērs jaunu kontaktpersonu logu. Pirmā lieta, kas var izlauzties pie jums, ir tikai tā, cik aizņemts tas izklausās, bet nebaidieties, ja, izskatāties garām daudzām Lentes iespējām, jūs redzēsiet, ka tā ir diezgan standarta veidota kontaktinformācija.
Tad izgriezsim tramdināšanu un izveidosim kontaktus ar How-To Geek, aizpildot atbilstošās vērtības. Varat arī pievienot attēlu, kas nav nepieciešams, taču joprojām ir jauka pieskāriena mīlīgai, garlaicīgai adrešu grāmatai.
Kad esat pabeidzis ievadīt kontaktpersonu vai kontaktpersonas, jūs vēlaties vai nu noklikšķināt uz "Saglabāt un aizvērt", vai arī varat noklikšķināt uz "Saglabāt un jaunu", lai izveidotu citu kontaktpersonu. Darām to. Mums ir iespēja izvēlēties, vai radīt pilnīgi jaunu kontaktu vai jaunu kontaktu šim pašam uzņēmumam.
Šajā gadījumā mēs izvēlēsimies pēdējo, lai ietaupītu laiku rakstīšanai, pēc tam mēs noklikšķināsim uz "Saglabāt un aizvērt", lai atklātu mūsu jaunās adrešu grāmatas ierakstus.
Nav slikti, mums jau ir divi kontakti, kurus varam nosūtīt pa e-pastu, bet, cilvēks, tas ir laikietilpīgs. Būtu daudz vieglāk, ja mēs varētu pārvietot kontaktinformāciju no cita avota uz programmu Outlook.
Ja izmantojat tīmekļa pasta pakalpojumu vai citu, jūsu kontakti visticamāk tur būs, un tie būs jāievada Outlook. Ja jūs vēlaties ievadīt katru kontaktu pa vienam, tad jūs, protams, labprāt to darāt, taču mēs iesakām importēt savu galveno kontaktu sarakstu, neatkarīgi no tā, vai tas ir no Thunderbird vai Gmail, vai no cita e-pasta pakalpojuma.
Neatkarīgi no tā, vai izmantojat Gmail vai Yahoo Mail !, vai arī jums ir e-pasta konts no 1997. gada, kuru jūs uzmanīgi glabājāt un uzturat, kontaktus un visu, neizbēgami jums var būt nepieciešams kontaktus ievietot jūsu Outlook kontaktiem masveidā.
Lai to izdarītu, varat eksportēt kontaktpersonas no cita avota un pēc tam importēt tos programmā Outlook. Parasti tas ir viegli paveicams, vienkārši piekļūstot iestatījumiem vai opcijām no sava e-pasta konta vai klienta un pēc tam izvēloties opciju eksporta kontaktpersonas.
Parasti pēc tam viss, kas jums jādara, ir importēt tos programmā Outlook. Tas ir diezgan vienkāršs process, un tas būs līdzīgs vairumā e-pasta lietojumprogrammas. Mēs iesakām izlasīt mūsu rakstu, kurā izskaidrots, kā eksportēt un importēt kontaktpersonas programmā Outlook un otrādi.
Iespējams, esat dzirdējuši vCards (Virtual Card File vai .VCF), varbūt jūs pat saņēmāt vienu vai izmantojat vienu. vCards ir standarta elektroniskā vizītkaršu formāts, kuru varat apmainīties ar citiem, piemēram, izmantojot e-pasta parakstu vai pielikumu.
Neskatoties uz to, ir vairāki veidi, kā jūs varat apstrādāt vCards programmā Outlook. Visticamākais scenārijs ir vieta, kur jums var būt nepieciešams importēt kontaktpersonu vai eksportēt uz vCard. How-To Geek ir pilnīgs šī procesa apraksts, kas ātri pavērs tev paātrinājumu.
Dažreiz jums var būt daudz vCard, kas tiek glabāti vienā vCard failā. Tomēr, ja mēģināsiet pārveidot šo failu, tajā tiks importēta tikai pirmā vCard. Lai pārvarētu šo ierobežojumu, jums vispirms ir jāpārvērš par .CSV failu un pēc tam importē to programmā Outlook. Lai šo procesu pilnīgi aprakstītu, ieteicams izlasīt šo rakstu.
Visbeidzot, jūs varat eksportēt visus savus kontaktus uz atsevišķām vCard vai vienu atsevišķu galveno vCard, kā aprakstīts iepriekšējā punktā. Vēlreiz mums ir ļoti maz apmācības par to, kā to izdarīt, tādēļ jums vajadzētu paātrināt to, kā vCards iekļūt programmā Outlook un no tās relatīvi viegli.
Apspriedīsim grupas tagad, jo spēja īsā brīdī noņemt ziņu izvēlētai dvēseles grupai nodrošina, ka neaizmirstiet iekļaut ikvienu un saglabā jūs no katra vārda ierakstīšanas laukā Kam :.
Lai izveidotu kontaktu grupu, noklikšķiniet uz lentes "Jauna kontaktpersona".
Pēc atvēršanas vispirms jāizlemj, ko vēlaties saukt pie savas grupas (šeit mēs nosaucam par savu "CES 2015") un pēc tam noklikšķiniet uz "Pievienot dalībniekus" un atlasiet "No Outlook kontaktpersonām". Varat arī izveidot jaunu kontaktpersonu lidojiet vai izvēlieties citu adrešu grāmatu, piemēram, ja vēlaties iekļaut personas no jūsu uzņēmuma direktorijas.
No saraksta mēs izvēlamies mūsu grupas dalībniekus. Atcerieties, ka jūs varat atlasīt dalībniekus, turot "CTRL" un kreiso taustiņu noklikšķinot uz katra dalībnieka. Neatkarīgi no tā, katru reizi, kad vēlaties pievienot jaunus dalībniekus, izvēlaties nosaukumu vai vārdus un noklikšķiniet uz pogas "Dalībnieki ->", kas tos pievienos grupai.
Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz "Labi".
Jūs tiksiet atgriezts grupas pārvaldības ekrānā, kur jūs varat pārskatīt savas jaunās grupas dalībniekus un veikt citas izmaiņas. Piemēram, varat nosūtīt grupu kā Vcard vai Outlook kontaktpersonu, pievienot piezīmes par grupu, nosūtīt visu grupu pa e-pastu vai izveidot tikšanos ar tikai tiem grupas dalībniekiem.
Mūsu gadījumā mēs vienkārši noklikšķināsim uz "Saglabāt un aizvērt", lai oficiāli izveidotu grupu un atgrieztos galvenajā Outlook logā. Tagad mēs redzam mūsu jauno grupu mūsu kontaktu sarakstā, kas apzīmēti ar grupas ikonu. Pa labi, jūs varat redzēt grupas dalībnieku un ir ikonas, uz kurām varēsiet veikt darbības. Šajā piemērā ir pieejama tikai e-pasta ikona, kā arī poga "Rediģēt".
Jāatzīmē, ka visātrākais veids, kā nosūtīt grupu pa e-pastu, ir vienkārši ievadīt tā nosaukumu laukā Kam: tādā gadījumā mēs varētu ierakstīt "CES 2015", un programma Outlook varētu zināt, ka ziņa jānosūta visiem šīs grupas dalībniekiem .
Ja jūs noklikšķināsit uz "File -> Options", jūs varat konfigurēt Outlook vairākos veidos vairākās dažādās kategorijās.
Šeit ir jūsu cilvēku iespējas. Atšķirībā no citām kategorijām programmā Outlook opcijas Cilvēki ir maz, un to ir diezgan viegli atrisināt.
Opcijas, kuras jūs atradīsiet šeit, ļaus jums izlemt, kā vārdi tiek iesniegti, vai rādīt papildu indeksu, kā arī lai rādītu tiešsaistes statusus un fotogrāfijas.
Outlook kontaktu pārvaldība ir diezgan vienkārša, taču, kā jūs to redzējāt, varat to darīt daudz vairāk, lai saglabātu tos pareizi. Tas sniedz daudz vairāk, lai noapaļotu jūsu Outlook pieredzi, ja kontaktpersonās ir vairāk informācijas nekā tikai vārds un e-pasta adrese.
Tas nozīmē, ka, ja jūs joprojām esat daļēji izmantojis kaut ko līdzīgu Gmail kā galveno e-pasta pakalpojumu sniedzēju, jūs joprojām varat izmantot programmu Outlook, lai palīdzētu pārvaldīt kontaktpersonas, vienlaikus saglabājot tās sinhronizācijā ar jūsu Gmail kontu.
