Meklēšana pa Outlook e-pastu var izrādīties grūts uzdevums, ja jums ir kāds, piemēram, man, ar vairākiem PST failiem un desmitiem tūkstošu e-pasta ziņojumu, kas aptver desmitgades. Lielākā daļa korporatīvo vidi izmanto e-pasta programmu Outlook, un daudzi cilvēki galu galā uzglabā biznesa un personīgo e-pastu, kas tiek glabāts programmā Outlook.
Vecākajās Outlook versijās, lai ātri meklētu e-pastu, bija nepieciešami trešo pušu pievienojumprogrammas, piemēram, Xobni. Par laimi, kopš Office 2010, Microsoft ir izveidojusi funkcionējošu meklēšanas funkciju, kas faktiski darbojas, un ļauj ātri atrast e-pastus, izmantojot dažādus filtrus. Jūs varat meklēt tekstu, adreses, pielikumus, sūtītājus utt., Un jūs varat filtrēt pēc datuma, izmēra, temata, svarīguma un daudz ko citu.
Šajā rakstā es parādīšu, kā pārliecināties, vai visi jūsu e-pasta ziņojumi tiek indeksēti ar Windows, un pēc tam, kā veikt dažāda veida meklēšanu atkarībā no tā, ko meklējat.
Ņemiet vērā, ka šajā rakstā tiek pieņemts, ka jūs strādājat ar Office 2010, 2013 vai 2016, jo šīs versijas vislabāk ir meklēt.
Pirms jūs varat ātri veikt zibens meklēšanu programmā Outlook, jums ir jāpārliecinās, ka visi jūsu e-pasta ziņojumi ir indeksēti. Lai to pārbaudītu, ejiet uz priekšu un noklikšķiniet uz meklēšanas lodziņa, kuru redzat sava e-pasta pastkastes augšdaļā.
Kad jūs noklikšķiniet uz meklēšanas lodziņa, jūs redzēsiet Meklēšanas rīki cilne parādās lenti. Labajā pusē noklikšķiniet uz Meklēšanas rīki un pēc tam noklikšķiniet uz Meklēšanas opcijas.
Zem Avoti, noklikšķiniet uz Indeksēšanas iespējas poga
Tas nodrošinās jūs uz Windows Indeksēšanas iespējas ekrāns, kurā jūs varat izvēlēties un izvēlēties dažādas vietas, kuras vēlaties indeksēt. Ja jūs neredzat Microsoft Outlook sarakstā, jums ir nepieciešams noklikšķināt uz Mainīt poga
Doties uz priekšu, pārbaudiet Microsoft Outlook un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Windows tūlīt sāks indeksēt e-pastus, un jūs varat to pārbaudīt, lai redzētu, kad tas ir paveicies, noklikšķinot uz Indeksa statuss sadaļā Meklēšanas rīki, kā parādīts iepriekš.
Jūs redzēsiet ziņojumu, kurā norādīts, cik daudz vienumu ir jāindeksē un kad tas ir pabeigts, un tas pasaka, ka Outlook ir pabeigusi visu jūsu vienumu indeksēšanu. Tagad pieņemsim uzzināt, kā meklēt programmā Outlook.
Lai sāktu meklēšanu programmā Outlook, noklikšķiniet uz Iesūtne vai noklikšķiniet uz konkrētas mapes. Ja jūs noklikšķināsiet uz Iesūtne, pamanīsit, ka lodziņā būs Meklēt pašreizējo pastkastīti uzskaitīti. Varat noklikšķināt uz mazā nolaižamās izvēlnes pa labi un izvēlēties no citām opcijām, piemēram Pašreizējā mape, Apakš mapes, un Visi Outlook vienumi.
Noklikšķinot uz iesūtnes, Pašreizējā pastkaste tiek automātiski atlasīts. Tas meklēs visu pastu visā pastkastē, ieskaitot visu, kas atrodas sadaļā Iesūtne, Nosūtītās ziņas, Izdzēstie vienumi, Izsūtne uc Ja noklikšķināsiet uz konkrētas mapes, pēc noklusējuma meklēšanas lodziņš būs Pašreizējā mape, kas meklēs tikai attiecīgo e-pasta adresi, neiekļaujot apakšmapes.
Ja jums ir mape ar apakšmapēm, noteikti atlasiet Apakš mapes no nolaižamās izvēlnes, lai meklētu tikai apakšmapes.
Tagad, kad mēs to saprotam, iemācīsimies veikt dažādus meklēšanas veidus programmā Outlook. Ir divi veidi, kā to izdarīt: izmantojot meklēšanas lenti vai izmantojot meklēšanas vaicājuma sintakse. Kā jūs varētu pastāstīt, pēdējā iespēja ir tehniski, bet ļauj jums izveidot sarežģītus meklējumus.
Sāksim ar vieglāku metodi, kas darbosies tikai naudas sodu lielākajai daļai cilvēku. Noklikšķiniet meklēšanas lodziņā, kad esat izvēlējies iesūtni vai mapi, un pēc tam noklikšķiniet uz Meklēšanas rīki lentē. Apskatīsim visas dažādās iespējas.
Tajā ir kreisā puse Darbības joma, kas ir tāds pats kā iepriekš minētajā nolaižamajā lodziņā. Nākamais ir Rezultāti, kas nebūs aktīva, kamēr neveicat meklēšanu. Pēc noklusējuma programma Outlook parādīs tikai jaunākos vienumus, kas atbilst meklēšanas vaicājumam, un, iespējams, nevarēs parādīt visus rezultātus. Jūs varat noklikšķināt Iekļaut vecākus rezultātus lai parādītu visus rezultātus vai ritiniet lejup līdz meklēšanas rezultātu apakšdaļai un izvēlieties Parādīt vairāk.
Uzlabot ir vieta, kur mēs patiešām varam noskaidrot un atrast tieši to, ko mēs meklējam. Pirmkārt, kā rīkoties, meklējot precīzu tekstu programmā Outlook? Pieņemsim, ka vēlaties atrast visas e-pasta ziņas ar savu SSN vai ar konkrētu vārdu. Šajos gadījumos jūs vienkārši izmantojat divkāršās pēdiņas.
Iepriekš es meklēju vārdu šerkls ievietojot to iekšpusē divkāršās pēdiņas. Ja vārds ir tēmas rindā, tas tiks iezīmēts dzeltenā krāsā. Noklikšķinot uz kāda no e-pasta ziņojumiem, jūs redzēsit arī izcelto vārdu, kas ir ērti.
Tas ir viens no visizplatītākajiem meklēšanas veidiem. Vēl viena bieži meklējama ir sūtītājs. Tas ir patiešām viegli izdarāms programmā Outlook. Vienkārši noklikšķiniet uz No lentē un sāciet rakstīt personas vārdu vai e-pasta adresi.
Ja vēlaties pievienot vairāk meklēšanas kritēriju, piemēram, tikai redzēt e-pasta ziņojumus no konkrēta sūtītāja ar pielikumiem, vienkārši noklikšķiniet uz Ir pielikumi poga
Jūs varat turpināt pievienot vairāk filtru, lai samazinātu e-pasta rezultātu kopu. Lielākā daļa no citām opcijām ir diezgan pašsaprotamas, piemēram, "Nelasīts", "Atzīmēts", "Svarīgs" utt. Ja vēlaties meklēt pēc datuma, varat noklikšķināt uz šīs nedēļas, un jūs iegūsit pāris iespējas, piemēram, Šī nedēļa, Šis mēnesis, Šī Gads utt, bet tas ir par to.
Ja vēlaties meklēt pēc datuma vai darīt kaut ko līdzīgu, atrodiet vecākos e-pastus programmā Outlook, jāizmanto opcija Advanced Find (Izvērstā meklēšana) vai vaicājuma sintakse. Sāksim ar Advanced Find. Lai to panāktu, vēlreiz noklikšķiniet uz meklēšanas rīku un izvēlieties Izvērstā meklēšana.
Ņemiet vērā, ka šī meklēšana meklē tikai pašreizējo mapi, kuru esat izvēlējies pēc noklusējuma. Ja jūs vēlaties meklēt visu, jums ir jānoklikšķina uz Pārlūkot pogas augšējā labajā stūrī.
Ja jūs vēlaties meklēt visu, izvēlieties Iesūtne un pēc tam atzīmējiet Meklēt apakšmapes kastē apakšā.
Tagad galvenajā meklēšanas ekrānā redzēsit Laiks pašā apakšā, bet tas dod jums tādas pašas iespējas kā lentei nolaižamajā sarakstā. Lai veiktu plašāku meklēšanu, jums ir jānoklikšķina uz Progresīvs tab.
Šeit jums jāizveido savi meklēšanas kritēriji. Klikšķiniet uz Lauks, tad dodieties uz Datuma / laika lauki un izvēlieties Saņemts. Tagad noklikšķiniet uz Nosacījums un ritiniet uz leju līdz apakšai, līdz redzat citas iespējas, piemēram uz vai pēc, uz vai pirms, un starp.
Ja izvēlaties starp, tad jūs varat ievadīt datumus kā 01/01/2005 un 31/12/2005 un pēc tam noklikšķiniet uz Pievienot sarakstam. Lūk, kā izskatās mans meklējums.
Ņemiet vērā, ka varat turpināt pievienot sarakstam vairāk kritēriju, lai sašaurinātu rezultātus. Iepriekš minētajā piemērā es tikai gatavos saņemt visus e-pasta ziņojumus šajā datumu diapazonā, kas, iespējams, būs pārāk daudz.
Ja vēlaties atrast vecāko e-pastu programmā Outlook, izvēlieties uz vai pirms un pēc tam vienkārši ierakstiet jebkuru datumu, kas, jūsuprāt, ir diezgan vecs.
Pielāgojiet datumu atkarībā no tā, cik daudz e-pasta jūs saņemat. Izmantojot šo meklēšanu, ir diezgan viegli atrast vecāko e-pasta adresi savā Outlook failā.
Cits populārs meklēšanas vaicājums ir meklēt lielāko e-pastu jūsu PST failā. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz Vairāk izvēles Cilnē Advanced Find (Izvērstā meklēšana) un apakšā būs redzama opcijas izmērs. Izvēlies lielāks nekā un pēc tam ievadiet vērtību kilobaitos. Piemēram, ja jūs vēlaties atrast e-pasta ziņojumus, kuru lielums pārsniedz 5 MB, jūs ievadītu 5000.
Šie ir tikai daži no meklējumiem, kurus varat veikt, izmantojot Advanced Find. Turklāt jūs varat visu to ievadīt meklēšanas lodziņā, izmantojot meklēšanas sintaktu un iegūt tādus pašus rezultātus. Piemēram, es varu vienkārši ievadīt Ziņojumi:> 5 MB un iegūstiet tādus pašus rezultātus.
Šajā ziņā es neievērosu visas dažādās meklēšanas opcijas, jo Microsoft ir lapa, kurā uzskaitītas visas dažādās meklēšanas sintakses opcijas. Cerams, ka, izmantojot iepriekš minētos rīkus, jūs varēsiet atrast e-pastu, kuru meklējāt. Izbaudi!