Tā vienmēr ir briesmīga traģēdija, kad kāds zaudē kaut ko svarīgu, ar ko viņi strādā, jo viņi nav pareizi saglabājuši savu dokumentu. Tas notiek biežāk nekā jūs domājat Excel un Word lietotājiem!
Par laimi, Microsoft ir pievienojusi daudzas funkcijas pēdējās pārējās versijās, kas palīdz samazināt datu zaudēšanas iespējamību avāriju, strāvas padeves pārtraukumu, nejaušu izdzēšanu utt. Vienu funkciju sauc par AutoRecover un otro, mazpazīstamo funkciju tiek saukta par AutoBackup.
Šajā rakstā es runāšu par to, kā konfigurēt abas opcijas, lai jūsu dati būtu pēc iespējas drošāki. Es vēlētos arī pieminēt, ka jaunākās Office versijas ļauj jums saglabāt dokumentus tieši OneDrive, un tas ir labs risinājums, jo jūs joprojām varat piekļūt savam darbam, pat ja cietais disks neizdodas.
Automātiskās atkopšanas funkcija pēc noklusējuma ir ieslēgta, un pēc būtības tas automātiski saglabā dokumentu pagaidu vietā pēc noteiktā laika intervāla. Lai skatītu AutoRecover iestatījumus, noklikšķiniet uz Fails un tad Iespējas.
Klikšķiniet uz Saglabājiet kreisās puses izvēlnē un jūs redzēsiet iespēju AutoRecover Saglabājiet darbgrāmatas.
Pēc noklusējuma AutoRecover informācija tiek saglabāta ik pēc 10 minūtēm. Papildus intervālam, pirms dati tiks saglabāti, Excel nedrīkst būt 30 sekundes. Arī automātiski saglabātā informācija tiek saglabāta mapē AutoRecover faila atrašanās vieta šeit uzskaitītie. Tātad, kā tas darbojas? Būtībā, pieņemsim, ka jums ir darblapa, piemēram, zemāk, un jums tas ir saglabāts.
Tagad pieņemsim teikt, ka pievienoju šādus datus Excel izklājlapā un gaidu aptuveni 10 minūtes, neglabājot manu dokumentu. Tā kā AutoRecover intervāls ir iestatīts 10 minūtes, jums jāgaida vismaz tik ilgi, lai saglabātos datus.
Manā gadījumā es simulēja Excel avāriju, atverot uzdevumu pārvaldnieku un nogalinot Excel procesu. Pēc tam es atkārtoti atvēru Excel un uzreiz redzēju iespēju, ko sauc Parādīt atgūtos failus.
Ja jūs noklikšķināsiet uz tā, tas parādīs sarakstu ar Excel failiem, kurus var atgūt. Manā gadījumā tam bija oriģināls fails, kuram bija tikai A1 un A2 dati, un tam bija arī automātiski atgūtais fails, kurā iekļauti dati, kurus neesmu saglabājis uz diska.
Noklikšķinot uz jebkura saraksta vienuma, tiek atvērts vēl viens Excel eksemplārs, kurā parādīti dati konkrētajā failā. Kopumā tas ir patiešām noderīgs līdzeklis tiem laikiem, kad neesat saglabājis visu savu darbu, bet Excel negaidīti beidzas.
Šīs funkcijas galvenais negatīvie momenti ir tādi, ka AutoRecover dati tiek saglabāti vienā un tajā pašā cietajā diskā kā jūsu fails, tādēļ, ja kaut kas notiks ar jūsu cieto disku, viss būs pagājis. Iepriekšējos iestatījumos varat mainīt atrašanās vietu uz atsevišķu cieto disku vai pat uz tīkla atrašanās vietu, kuru es ļoti ieteiktu.
Ņemiet vērā, ka Excel automātiski automātiski tiek dzēsta automātiskās atkopšanas informācija šādos gadījumos:
Tā būtībā, katru reizi, kad jūs saglabājat failu, tas atbrīvojas no AutoRecover datiem. Turklāt, ja jūs manuāli pametat Excel un izvēlaties nesaglabāt datus, tā dzēš AutoRecover datus. Ņemiet to vērā, ja izmantojat šo funkciju. Ja esat smags Excel lietotājs, es ieteiktu iestatīt AutoRecover intervālu aptuveni līdz 2 vai 3 minūtēm, nevis 10.
Vēl viena iezīme, par ko daudzi patiešām nezina, ir AutoBackup. Lai to izmantotu, jums vispirms ir jāiet un jāuzglabā jūsu fails, lai nokļūtu vietnē Saglabājiet dialoglodziņš. Ja jums jau ir saglabāts Excel dokuments, dodieties uz Fails un tad Saglabāt kā un izvēlieties vietu. Kad jūs to izdarīsit, tas izgaismo Saglabāt kā dialogs
Dialogā noklikšķiniet uz Rīki poga, kas atrodas pa kreisi no Saglabājiet poga Jūs redzēsiet pāris iespējas, no kurām viena ir Vispārīgas iespējas. Noklikšķinot uz tā, tiks parādīts neliels logs ar dažām papildu opcijām.
Iet uz priekšu un pārbaudiet Vienmēr izveidojiet dublējumu kaste. Noklikšķiniet uz Labi un tagad, kad saglabājat failu, Excel dublējuma fails tiks izveidots arī ar .XLK paplašinājumu. Ņemiet vērā, ka pirmo reizi, kad jūs to izdarīsit, faili būs tieši tādi paši. Ja veicat oriģinālā faila rediģēšanu un pēc tam to vēlreiz saglabājat, dublējuma fails joprojām paliks nemainīgs (sākotnējie dati). Trešreiz, kad jūs to saglabājat, dublējuma fails tiks atjaunināts ar informāciju līdz otrā saglabāšanai.
Būtībā dublējuma fails vienmēr ir viena versija aiz pašreizējās versijas. Tātad, ja esat veicis virkni izmaiņu, saglabājis failu un pēc tam vēlējās atgriezties versijā, kurai nebija šīs izmaiņas, varat vienkārši atvērt dublējuma failu.
Fails tiek saglabāts tajā pašā vietā, kur atrodas sākotnējais fails, un šķiet, ka tas nav veids, kā to mainīt. Šī funkcija jūsu dokumentam nesniedz pilnīgu drošību, taču noteiktos apstākļos tas ir labi.
Iespējojot šīs dublējuma un atkopšanas funkcijas programmā Excel, cerams, ka jūs zaudēsit svarīgus datus. Mākleru krātuve (piemēram, OneDrive) vienmēr ir labs risinājums kā papildu drošības tīkls, ja jūsu dators katastrofāli neizdodas. Ja jums ir kādi jautājumi, nekautrējieties komentēt. Izbaudi!
