Šis viesa raksts tika uzrakstīts Askar, geek aiz DemoGeek tehnoloģiju vietnes.
Ja jūs strādājat komandā vai strādājat ar saviem klientiem, iespējams, vēlēsieties pārliecināties, ka jūs pareizi izplatāt savus dokumentus, lai dokumentā esošā informācija sasniegtu pareizo auditoriju un tiktu ievērota konfidencialitāte.
Word 2007 ir funkcija, ar kuras palīdzību jūs varat oficiāli sagatavot Word dokumentu, lai to pareizi izplatītu cilvēku grupai vai pat jebkurai personai ar noteiktu uzticamības faktoru.
Sagatavošana
Palaidiet Word 2007 un izveidojiet dokumentu tā, kā vēlaties.
Kad esat apmierināts ar dokumentu un esat gatavs to izplatīt, pagaidiet uz brīdi, pirms noklikšķināt uz e-pasta lietojumprogrammas un izpildiet šīs vienkāršās darbības, lai dokumentu būtu gatavs izplatīšanai. Paturiet prātā, ka šīs darbības ir izolētas, un tas nozīmē, ka jūs varat izvēlēties un izvēlēties pasākumus, kurus vēlējāties ievērot.
Noklikšķiniet uz Biroja poga un noklikšķiniet uz "Sagatavo"Izvēlnes opcija. Ir septiņas dažādas opcijas, kuras jums vajadzētu redzēt. Es paskaidrošu katru no šīm iespējām, lai jūs varētu izvēlēties un izvēlēties pareizo opciju kombināciju savām izplatīšanas prasībām.
Dokumenta rekvizīti
Pirmais sarakstā ir "Īpašības " ar kuru jūs varat ievadīt metadatu informāciju par dokumentu.
Jūs varat ievadīt dokumenta autora vārdu, nosaukumu, tēmu, atslēgvārdus, kategoriju, statusu un komentārus.
Daži no tiem var apskatīt caur Fails >> Īpašības dialogs
Ņemiet vērā, ka, pabeidzot dokumentu, jūs nevarēsit redzēt šīs īpašības, taču līdz tam to varēsit saistīt ar īpašumu ar savu dokumentu citiem, lai pirms tā atvēršanas iegūtu priekšstatu par dokumentu.
Pārbaudiet dokumentu
Otrais variants sarakstā ir "Pārbaudiet dokumentu"Variants. Kā daļu no sagatavošanas, lai izplatītu savu dokumentu, jūs varat pārbaudīt dokumentu komentārus, pārskatīšanas, pārskatīšanas atzīmes, tintes anotāciju. Jūs varat pārbaudīt slēptos metadatus vai jebkuru personisko informāciju, kas ir saglabāta dokumentā. Jūs varat pārbaudīt visus pielāgotos XML datus, kas ir saglabāti kopā ar dokumentu. Varat arī pārbaudīt visu informāciju par galvenēm, kājenes un jebkuru ūdenszīmi. Visbeidzot, jūs varat arī pārbaudīt visus slēptos tekstus dokumentā.
Izvēlieties pārbaudes opcijas, kuras jūs vēlējāties pārliecināties pirms dokumenta izplatīšanas un kad jūs piespiedīsiet "Pārbaudiet"Poga Word pārbaudīs dokumentu un paziņos jums par visiem jautājumiem, ko tā atrod pārbaudes laikā.
Priekšmeti, kas nepieciešami jūsu uzmanībai, tiks apzīmēti ar izsaukuma zīmi, un, ja vēlaties, varat to vēlreiz pārbaudīt.
Šifrēt dokumentu
Trešais saraksts ir "Šifrēt dokumentu"Variants. Izvēlieties šo opciju, ja vēlaties, lai dokumentu skatītu tikai konkrēti cilvēki, kuriem uzticaties. Tas ļauj šifrēt dokumentu ar jūsu izvēlēto paroli, un lietotājiem jāievada šī parole, lai skatītu dokumentu.
Izvēlieties paroli, kuru jūs varat izplatīt grupai. Mans ieteikums ir nevis izvēlēties paroli, kuru jūs personīgi izmantojat, bet drīzāk paroli, ko neviens nevar izmantot, lai izsekotu jūsu tiešsaistes kontiem vai jūtīgiem kontiem, kurus izmantojat personīgi.
Vēlreiz apstipriniet paroli. Paroles ir reģistrjutīgi, un saglabājiet / atcerieties paroli, jo paroles atgūšana nav iespējama, ja aizmirstat, un, ja aizmirstat paroli, nevarat to atvērt.
Kad šifrēts, jums vajadzētu būt iespējai redzēt, ka izvēlnes opcijai ir nedaudz fona krāsas, lai norādītu, ka šis dokuments ir šifrēts.
Ja jūsu izplatīšanas grupas lietotāji mēģina atvērt šifrētu dokumentu, viņiem tiks piedāvāts ievadīt paroli.
Bez paroles tās vairs nevarēs atvērt dokumentu.
Ierobežot atļauju
Ceturtais šajā sarakstā ir "Ierobežot atļauju"Variants. Varat izmantot opciju "Ierobežot atļauju", lai ierobežotu to, ko cilvēki var darīt ar dokumentu. Ja dokuments ir jutīgs, varat izmantot "Ierobežot atļaujas", lai ierobežotu dokumentu rediģēšanu, kopēšanu un drukāšanu.
Ierobežojuma atļauja izmanto Windows tiesību pārvaldības klientu, lai īstenotu ierobežojumus.
Iespējams, jums tiks piedāvāts instalēt Windows tiesību pārvaldība rīks. Neuztraucieties, iet uz priekšu un instalējiet to, tas ir no uzticama avota. Pēc instalēšanas jums vajadzētu būt iespējai konfigurēt, ko cilvēki var darīt ar dokumentu.
Pievienojiet digitālo parakstu
Piektkārt sarakstā ir "Pievienojiet digitālo parakstu"Variants. Digitālie paraksti nodrošina dokumenta integritāti. Padomājiet par digitālajiem parakstiem kā papīra parakstu, bet ērtākai to dara elektroniski. Ja dokumentam ir ciparparaksts, tas apliecina dokumenta integritāti un uzticamību. Tas būtu noderīgi, ja jūs izplatāt dokumentu ļoti lielai auditorijas grupai.
Noklikšķiniet uz "Pievienojiet digitālo parakstu"Opcija un Word liks jums norādīt iepriekš minēto dialoglodziņu, lai meklētu Digital Signature pakalpojumu sniedzējus Office Marketplace.
Biroja tiešsaistes tirdzniecības vietnē jums vajadzētu būt iespējai atrast digitālā paraksta pakalpojumu sniedzēju, ko varat izmantot, lai parakstītu dokumentu.
Palaidiet saderības pārbaudītāju
Pārlēksim uz pēdējo opciju "Palaidiet saderības pārbaudītāju"Vispirms. Ja esat izmantojis visas funkcijas, kas ir raksturīgas programmā Word 2007, un, ja jums ir aizdomas, ka jūsu auditorija varētu izmantot vecākas Word versijas, iespējams, vēlēsities palaist saderības pārbaudītāju, lai pārliecinātos, ka jūsu dokumentu var lasīt visa auditorija.
Word 2007 paliks iepriekš definētu saderības pārbaužu kopu un, ja tas atradīs saderības problēmas, tas tos uzsāks iepriekš minētajā dialoglodziņā, ja neesat labi pāriet uz pēdējo soli pirms dokumenta izplatīšanas.
Atzīmēt kā finālu
Tam vajadzētu būt pēdējam solim, ko jūs vēlētos ievērot, pirms izplatāt dokumentu grupai. Tā kā nosaukums norāda, ka šī darbība atzīmēs dokumentu kā visu, kas paredzēts izplatīšanai.
Tā kā tas būtiski groza dokumentu, jums tiek piedāvāts pārliecināties, ka vēlaties atzīmēt dokumentu kā galīgo.
Kad dokuments ir atzīmēts kā Noslēgums, dokumentu nevar rediģēt, un tas tiks iztīrīts no visiem pierādījumiem, komentāriem utt.
Nokavētie dokumenti iegūst jaunu ikonu statusa joslā, kas izskatās vairāk kā papīrs.
Dokumenta sagatavošana izplatīšanai var palīdzēt izvairīties no dažām acīmredzamām kļūdām, ko veicat, izplatot dokumentu lielai cilvēku grupai. Jums nav jāievēro visas darbības; drīzāk jūs varat izvēlēties un izvēlēties, kuru jūs vēlaties / izvēlaties. Word 2007 ir pietiekami elastīgs, lai veiktu to, ko jūs to lūdzat, sagatavojot dokumentu izplatīšanai.
Es ceru, ka jums tas ir noderīgi, un es ceru, ka izmantosiet Word 2007 spēju pienācīgi pabeigt dokumentu pirms izplatīšanas. Ja jums ir kādi jautājumi vai komentāri, lūdzu, paziņojiet man komentārus.
