Ja izmantojat Excel izklājlapas, lai apkopotu datus no citiem cilvēkiem, taču konstatējat, ka tie bieži aizpilda jūsu uzmanīgi plānotās šūnas ar nepareizu informāciju, var palīdzēt datu validācija.
Šis rīks ļauj ierobežot konkrētas šūnas, lai tās varētu pareizi formatēt datus. Ja kāds ievada kaut ko tādu, kas tur netiktu turēts, piemēram, "pusdienas lidostā", nevis "15,68 ASV dolāri" par izdevumu pārskatu, Excel noraida ievadi, kamēr viņi to saņem pareizi. Padomājiet par to kā par pasīvi agresīvu veidu, lai pārliecinātos, ka cilvēki netērētu savu laiku.
Kā piemēru, šeit ir galvenais izdevumu pārskatu darblapa, lai uzzinātu, kā darbojas Geek. Pieņemsim, ka mēs vēlamies pārliecināties, ka konkrētās šūnās cilvēki tikai ievada skaitliskās vērtības, kas formatētas kā valūta (t.i., daži cipari, kam seko decimāls punkts, kam seko vēl divi cipari).
Vispirms atlasiet visas šūnas, kuras vēlaties ierobežot.
Pārslēdziet uz cilnes "Dati" lentē un pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Datu apstiprināšana". Ja logs nav pilna izmēra un jūs nevarat redzēt etiķetes, tā ir ikona ar divām horizontālām lodēm, zaļa atzīme un sarkans šķērslis.
Datu apstiprināšanas logā cilnē "Iestatījumi" noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes "Atļaut". Šeit varat iestatīt konkrētu ievades veidu, lai varētu izmantot atlasītās šūnas. Mūsu izdevumu pārskatā mēs uzstāsimies, ka lietotāji ievieto skaitli ar diviem decimāldaļām, tāpēc mēs izvēlēsimies iespēju "Decimāldaļa". Varat arī atlasīt citus kritērijus, piemēram, pārliecināties, vai šūna satur tekstu, laiku vai datumu, noteiktu garumu tekstu vai pat savu pielāgoto validāciju.
Neatkarīgi no datu veida, kuru atlasāt nolaižamajā sarakstā Atļaut, tiek mainītas pieejamās opcijas pārējā cilnē Iestatījumi. Tā kā mēs vēlamies skaitlisku vērtību, kas atbilst valūtam, mēs nolaižamies nolaižamajā izvēlnē "Dati" uz iestatījumu "starp". Pēc tam mēs konfigurējam minimālo vērtību 0,00 un maksimālo vērtību 10000.00, kas ir vairāk nekā pietiekami, lai apmierinātu mūsu vajadzības.
Lai to pārbaudītu, noklikšķiniet uz "OK", lai piemērotu validācijas iestatījumus, un pēc tam mēģiniet ievietot nepareizu vērtību. Piemēram, ja mēs ieskaitām "Pankūkas" par brokastu vērtību, nevis ēdienreizes cenu, mēs saņemsim kļūdas ziņojumu.
Lai gan tas ierobežo cilvēku piekļuvi tikai pareiza veida datiem, tas nedod viņiem nekādu atsauksmi par to, kāda veida dati ir nepieciešami. Tātad, pieņemsim, ka arī uz augšu.
Atgriezieties pie datu apstiprināšanas loga (dati> datu pārbaude lentē). Šeit jums ir divas iespējas (un jūs to varat izmantot, ja vēlaties). Varat izmantot cilni "Ievades ziņojums", lai uznirstošais rīks uzgaidītu cilvēkiem nepieciešamo datu tipu, kad viņi atlasa šūnu, kurai ir ieslēgta datu apstiprināšana. Varat arī izmantot cilni "Kļūdas brīdinājums", lai pielāgotu kļūdu, ko tās redz, ievadot nepareizu datu tipu.
Vispirms pārejiet uz cilni "Ievades ziņojums". Šeit pārliecinieties, vai ir ieslēgta opcija Rādīt ziņojumu ievadi, kad ir atlasīta šūna. Pēc tam ievadiet ievades padomu virsrakstu un tekstu. Kā jūs varat redzēt zemāk, tikai noklikšķinot vienā no šūnām uznirst ziņojumu, ļaujot cilvēkiem zināt, kas ir sagaidāms.
Cilnē "Kļūdas brīdinājums" varat pielāgot kļūdas ziņojumu, kuru lietotāji redz, kad ievadīs nepareizu datu tipu. Pārliecinieties, vai ir ieslēgta opcija Rādīt kļūdas brīdinājumu pēc nederīgiem datiem. Nolaižamajā izvēlnē "Stils" izvēlieties stilu savam kļūdas ziņojumam. Varat iet ar pogu Stop (sarkans aplis ar X), brīdinājums (dzeltens trijstūris ar izsaukuma punktu) vai informācija (zils aplis ar mazo burtu "i"), atkarībā no tā, cik spēcīga vēlaties ziņu saskarties.
Ievadiet sava ziņojuma nosaukumu, paša ziņojuma tekstu un pēc tam noklikšķiniet uz "Labi", lai pabeigtu.
Tagad, ja kāds mēģina ievadīt nepareizus datus, šis kļūdas ziņojums ir nedaudz vairāk noderīgs (vai sarkastisks, ja vēlaties).
Datu validācijas iestatīšana ir nedaudz papildu, taču tas var ietaupīt daudz laika vēlāk, ja izmantojat izklājlapas datu vākšanai no citiem cilvēkiem. Tas ir pat noderīgi, lai novērstu savas kļūdas. Un tas ir divkārši taisnība, ja esat izveidojis formulas vai jebkura veida automatizācijas uzdevumus, kas balstās uz šiem datiem.
