Microsoft Office saglabā jūsu Office dokumentos slēptos metadatus, tostarp to, cik ilgi tu to strādāji, visu dokumentā strādājošo vārdu, kad dokuments tika izveidots, un pat dokumenta iepriekšējās versijas.
Pirms publicējat Office dokumentus vai nosūtiet to kādam citam, iespējams, vēlēsieties pārbaudīt, kāda slēptā informācija ir dokumentā, un noņemiet konfidenciālos datus. Šie metadati var ietekmēt jūsu konfidencialitāti vai potenciāli apgrūtinoši.
Programmā Office 2013 vai Office 2010 noklikšķiniet uz izvēlnes Fails, noklikšķiniet uz Info un Pārbaudīt dokumentu rīks būs priekšējā un centrā, informējot jūs par potenciāli konfidenciālo informāciju, ko dokuments satur. Šī informācija ir daudz skaidrāka, nekā tā ir vecāka Office versijās, taču joprojām ir viegli palaist garām, ja nezināt, ka Office pievieno šos sensitīvos datus saviem dokumentiem.
Uz Office 2007 noklikšķiniet uz lentes Office opcijas pogas, norādiet uz Sagatavot un noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu.
Lai apskatītu dokumentā paslēptos metadatus, noklikšķiniet uz pogas Pārbaudīt problēmas, noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu un izvēlieties metadatu veidus, kurus vēlaties pārbaudīt. Varat vienkārši atstāt visas atlasītās opcijas, lai pārbaudītu dokumentu visiem metadatu veidiem.
Noklikšķiniet uz Pārbaudīt un Office pārbaudīs dokumentu par metadatiem. Noklikšķiniet uz pogas Noņemt visu blakus metadatu veidam, lai to noņemtu.
Ņemiet vērā, ka pēc dzēšanas to vairs nevarēs atgūt lielāko daļu metadatu. Tāpēc, pirms metadatu noņemšanas un dokumenta publicēšanas, Microsoft iesaka izveidot jaunu dokumenta kopiju (izmantot funkciju "Saglabāt kā"). Tad jums būs dokumenta kopija ar metadatiem. Protams, ja jūs vispār nevēlaties, lai šie metadati tiktu rādīti, to var vienkārši noņemt, neuztraucoties par kopijas saglabāšanu.
Birojs saglabā dokumentu īpašības, tostarp informāciju, piemēram, autoru, tēmu, nosaukumu, datumu, kad izveidojāt dokumentu, kad to pēdējoreiz mainījāt un cik ilgi jūs pavadījāt dokumentā. Šīs īpašības arī ietver nosaukumu jebkurai veidnei, kuru izmantojāt, veidojot dokumentu, e-pasta galvenes un citu saistītu informāciju. Tas, iespējams, ir apgrūtinošs - piemēram, jūs varat nosūtīt TPS ziņojumu savam priekšniekam un teikt, ka visu dienu strādājat pie tā tikai vienu reizi. Bet metadati var atklāt, ka jūs tikai dažas minūtes strādājāt pie TPS ziņojuma, sadarbojās ar citiem cilvēkiem un veidojāt veidni ar nosaukumu "Bezjēdzīgi TPS ziņojuma veidne". Vēl sliktāk, šeit ir arī citi konfidencialitātes aspekti - iespējams, vēlēsities publicēt dokumentu tīmeklī, ja jūsu vārds nav saistīts ar to, taču jūsu vārds pēc noklusējuma tiks parādīts dokumenta rekvizītos.
Varētu iekļaut arī galvenes, kājenes, ūdenszīmi un tekstu, kas formatēti kā slēpts teksts, bet neparādīsies, ja jūs pabeigsiet dokumentu īsu noņemšanu. Rīks informē, vai jūsu dokumentā ir šī informācija.
Ja, rakstot dokumentu, jūs sadarbojās ar citiem cilvēkiem, tas saturēs vēl vairāk datu. Metadati parādīs visu to personu vārdus, kuri strādāja pie dokumenta, kā arī komentārus, pārskatīšanas atzīmes, tintes anotācijas un iepriekšējās dokumenta versijas. Ja jūs publicējat dokumentu, ar kuru strādājāt, jūs, iespējams, vēlēsities noņemt visus šos datus, nevis dalīties tajā.
Diemžēl jums būs jāizmanto dokumenta inspektora rīks, lai noņemtu sensitīvus datus no katra atsevišķa dokumenta, pirms to publicējat vai kopīgojat ar kādu citu personu. Nav iebūvēts veids, kā vienlaikus noņemt šo informāciju no vairākiem dokumentiem, kā arī nav Office iestatījumu, lai novērstu Office piemērot šos datus dokumentos.
Tomēr Office var automātiski noņemt metadatus ikreiz, kad saglabājat failu. Jums ir jāpiemēro šis iestatījums katram izmantotajam dokumentam - tas ir dokumenta specifisks iestatījums, nevis sistēmas mēroga iestatījums.
Lai neļautu Office saglabāt metadatus kopā ar saviem dokumentiem, noklikšķiniet uz izvēlnes Fails, noklikšķiniet uz Opcijas un atlasiet uzticības centra kategoriju. Noklikšķiniet uz pogas Klientu centra iestatījumi un atlasiet Konfidencialitātes opcijas. Iespējojiet iespēju "Noņemt personisko informāciju no failu rekvizītiem saglabāšanas". Ja tas ir pelēks, noklikšķiniet uz zemāk esošās pogas Dokumentu inspektors, palaidiet dokumentu inspektoru un noņemiet visu dokumenta personisko informāciju. Pēc tam jums vajadzētu spēt noklikšķināt uz izvēles rūtiņas.
Atcerieties, ka jums šī opcija būs jāmaina katram atsevišķam dokumentam.
Šī informācija var būt noderīga, un daži no tiem ir ļoti svarīgi, lai sadarbotos vai arī korporācijas sekotu līdzi dokumentiem strādājošajiem. Bet, kad ir pienācis laiks publicēt dokumentu, jūs, iespējams, vēlēsities noņemt šos metadatus.
