Iespējams, jums ir kāds teksts, kuru rakstāt Word dokumentos bieži, piemēram, adreses. Tā vietā, lai atkārtoti ierakstītu šo tekstu katru reizi, kad tas jums nepieciešams, jūs varat ievietot šo kopējo tekstu vienā Word dokumentā un atsaukties uz to citos dokumentos, ja to mainīsit, tas automātiski tiks atjaunināts visos jūsu dokumentos.
Pieņemsim, ka vēlaties ievietot savu adresi jūsu dokumentu kājenē, bet adrese laiku pa laikam mainās. Jūs varat saglabāt adresi atsevišķā, kopējā Word dokumentā un izmantot ziņojuma lauku, lai noņemtu tekstu no kopējā dokumenta un atjauninātu katru reizi, kad tas mainās. Mēs parādīsim, kā to izdarīt.
Lai sāktu, izveidojiet jaunu Word dokumentu, kas kalpo kā jūsu krātuve par adresi, kuru vēlaties ievietot citos Word dokumentos. Saglabājiet to vietā, kur būs pieejami citi dokumenti. Piemēram, nesaglabājiet to tīkla diskdzinī, kuram jums ne vienmēr ir piekļuve.
Mēs izmantosim grāmatzīmes, lai norādītu uz adresi mūsu kopīgajā dokumentā. Ievadiet teksta virkni, kuru vēlaties ievietot citos dokumentos (mūsu gadījumā - adrese). Izveidojiet grāmatzīmi, izceļot nosaukumu un dodieties uz Ievietot> Grāmatzīmi un piešķiriet tai vārdu, piemēram, "Adrese". Informāciju par to izveidošanu skatiet Word grāmatzīmju rokasgrāmatā.
Ņemiet vērā, ka grāmatzīmju nosaukumos nedrīkst būt atstarpes. Mēs iesakām savā kopīgajā informācijas failā ievietot grāmatzīmes nosaukumu virs katra vienuma, lai jūs viegli uzzinātu, kurš nosaukums ir jāizmanto attiecībā uz šo vienumu. Tas ir īpaši noderīgi, ja šajā kopīgajā dokumentā plānojat daudz atkārtotas lietošanas priekšmetu. Mūsu piemērā mēs pievienojām mūsu adresi kopējam informācijas dokumentam un ievietojām grāmatzīmes nosaukumu "Adrese" virs objekta.
Kad esat pievienojis vienumu kopējam dokumentam, varat to saglabāt un aizvērt. Atveriet dokumentu, kurā vēlaties ievietot adresi, un novietojiet kursoru, kur vēlaties, lai šis teksts tiktu atvērts. Piemēram, mēs gatavojamies pievienot kājeni un ievietot šeit adresi.
Mēs izmantosim lauka kodu INCLUDETEXT, lai norādītu uz kopīgo dokumentā izveidoto grāmatzīmi. Lai to paveiktu, nospiediet taustiņu "Ctrl + F9", lai ievietotu lauka koda kronšteinus.
PIEZĪME. Nevar vienkārši ierakstīt parastajos iekavās ap lauka kodiem. Lai ievietotu pareizo iekavu veidu, jums jāizmanto "Ctrl + F9".
Kursors tiek automātiski novietots starp iekavām. Ierakstiet šādu tekstu starp iekavām, aizstājot "" ar absolūto pilnu ceļu uz jūsu kopējo Word ar nosaukumu, kuru vēlaties ievietot. Nomainiet "" ar grāmatzīmes nosaukumu, kuru esat piešķīris vienumam kopīgajā dokumentā.
INCLUDETEXT ""
PIEZĪME: ievadiet lauka kodu iekavās.
Piemēram, starp lauka kodu iekavām mēs ievadījām šādu tekstu:
INCLUDETEXT "C: \ Lietotāji \ \ Lori \ Dokumenti \ Kopējā informācija \ CommonInformation.docx" Adrese
PIEZĪME: ceļojumā ir jāizmanto dubultās backslashes, kā mēs to darījām. Pārliecinieties, ka, ievadot iepriekš minēto kodu laukā, izmantojiet taisnas citātus, nevis viedās kotācijas.
Lai paņemtu adresi no kopējā dokumenta un ievietotu to ievadītajā lauka kodā, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lauka koda un no uznirstošās izvēlnes izvēlieties "Update Field".
Adrese parādās dokumentā. Kvadrātiekavas joprojām tiek rādītas ap adresi, ja jums ir opcija Rādīt grāmatzīmes. Atkal redziet mūsu rakstu par grāmatzīmēm, lai uzzinātu, kā izslēgt šo opciju. Arī lauka kods var būt iekrāsots. Tomēr jūs to varat arī izslēgt.
Ja vēlaties mainīt lauka kodu, varat vēlreiz parādīt kodu, nevis rezultātu. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz iegūto vienumu un no uznirstošās izvēlnes izvēlieties "Pārslēgt lauka kodus". Teksts, kuru ievadījāt lauka kodā, tiek parādīts vēlreiz, un to var rediģēt. Vienkārši atjauniniet lauku, lai parādītu jauno rezultātu.
Kad esat izveidojis kopīgu dokumentu, varat to izmantot, lai uzglabātu citus elementus, kurus bieži ievadījāt savos Word dokumentos. Vienkārši izmantojiet atsevišķu INCLUDETEXT lauku savos Word dokumentos par katru informācijas daļu, kuru vēlaties automātiski ievietot no kopīgā dokumenta.
