Daudziem cilvēkiem, šķiet, ieradās "bezapkalpēšanas birojs", kuru mums solīja. Tomēr realitāte ir tāda, ka šodien bez ierīcēm ir elektronisks birojs, ja vēlaties to izmantot.
Ja jūs joprojām esat kāds, kas izdrukā e-pastus, tīmekļa lapas un citus dokumentus, jūs varat apstāties tūlīt. Ir labāki veidi, kā saglabāt informāciju un ātrāk piekļūt tam - galu galā nevarat meklēt vārdus uz fiziskām papīra lapām.
Lieta pret drukāšanu
Drukāšana ir dārga un neērta, un tādēļ, ka lēts tintes printeris nenovēršami neizdodas, ir nepieciešami dārgie tintes kasetnes, printeru papīrs un jauni printeri. Viss šis papīrs kļūst juceklis, kam jābūt pienācīgi organizētam vai arī nekad nevarēsit atrast to, ko meklējat. To nevarat piekļūt, kad jūs esat prom no sava biroja, nevarat meklēt tajā, un jums ir tikai viena kopija, lai jūs varētu rasties problēmas, ja kāds ar to kaut kas notiks.
Drukāšana bija nepieciešama, ja datori bija smagi ķieģeļi, kas sēdēja pie galdiņiem. Tagad mēs pieturamies ar saviem kabatām ar datoriem, planšetdatoriem, kas var tuvināt papīra izmēru, un mākoņa pakalpojumus, kas var dublēt un sinhronizēt visus savus dokumentus visās jūsu ierīcēs. Jūs varat meklēt dokumentus, kurus esat saglabājis ar tiem ietvertajiem vārdiem, tādēļ jums nav jāiestata un jāapmāca sarežģīta reģistrācijas sistēma.
Kā nedrukāt
Mēs, geeks, varēja pārtraukt drukāšanu jau sen, taču tur ir daudz cilvēku, kas joprojām regulāri drukā e-pastus un tīmekļa lapas. Mēs centīsimies piedāvāt dažus padomus, kā palīdzēt jums no printera un jaunā veidā saglabāt un organizēt saprātīgu informāciju.
- Izveidojiet digitālo failu kabinetu: Pirmkārt, jūs vēlaties izlemt, kur jūs saglabāt lietas, nevis tos drukāt. Tas palīdz nodrošināt vienotu atrašanās vietu, kurā jūs visu saglabājat. Mēs ieteiktu kādu mākoņa pakalpojumu, kas sinhronizējas visās jūsu ierīcēs, lai jūs varētu tiem piekļūt viedtālruņos un planšetdatoros, kā arī datorā. Daudzi cilvēki izmanto Evernote kā to arhīvu visām piezīmēm un dokumentiem, taču jūs varat arī izvēlēties saglabāt mākonis uzglabāšanas pakalpojumu, piemēram, Dropbox, Google Drive vai Microsoft OneDrive. Ja jūs patiešām dodat priekšroku lokālajai krātuvei, jūs varat saglabāt savus failus vienā datora mapē, bet pārliecinieties, ka to dublējat. Tas būs mazāk ērti, jo jums būs manuāli kopēt failus uz citām ierīcēm, ja vēlaties tos skatīt citur.
- Drukāt uz PDF: Jebkurai informācijai, kuru vēlaties drukāt - vai tā ir čeka, dokuments, e-pasts vai tīmekļa lapa - to var izdrukāt PDF failā. Pirmkārt, jūsu Windows datorā ir jāinstalē PDF printeris. Pēc tam drukāšanas procesu var veikt normāli, izvēloties virtuālo PDF printeri. Jūs saņemsiet failu, ko varat saglabāt kaut ko līdzīgu Evernote vai Dropbox.
- E-pasta drukāšana: E-pastus var izdrukāt PDF formātā tādā pašā veidā. Varat arī mēģināt mainīt tos (ja izmantojat pakalpojumu Gmail) vai pievienojot tos īpašai mapei vai etiķetei, kur jūs tos varēsiet atsaukties vēlāk. Šiem e-pasta ziņojumiem varat piekļūt vēlāk no jebkuras ierīces ar e-pasta klientu - trūkst nepieciešamības.
- Web lapu drukāšana: Ja drukājat tīmekļa lapas, lai atsauktos vēlāk, to var izdrukāt vietā PDF. Varat arī atzīmēt grāmatzīmi, lai tos vēlāk apskatītu (jūsu grāmatzīmes var sinhronizēt visās jūsu ierīcēs). Ja vēlaties vēlāk izlasīt Web lapu, izmantojiet tādu pakalpojumu kā Pocket vai Instapaper, lai izveidotu sarakstu ar lietām, ko vēlaties izlasīt. Šādi pakalpojumi izmanto tīmekļa lapu, pārvērš to lasāmā rakstā un tikai saglabā to bezsaistē mobilajās ierīcēs, lai jūs varētu vēlāk izlasīt tīmekļa lapu bez drukāšanas.
- Karšu drukāšana: Jums nav jāpublicē kartes, ja jums ir viedtālrunis ar GPS. Ja izmantojat pakalpojumu Google Maps, varat pierakstīties Google Maps lietotnē un apskatīt sarakstu ar meklējumiem, kurus esat izveidojis savā Google Maps tīmekļa vietnē savā datorā. Protams, jūs varat arī vienkārši izdrukāt karti uz PDF.
- Faksu nosūtīšanas dokumenti: Daži kalcinēti vecie uzņēmumi joprojām pieprasa faksus. Jūs varat izmantot pakalpojumu, piemēram, HelloFax, lai nosūtītu faksus tīmeklī. HelloFax piedāvā piecus bezmaksas faksus mēnesī - tam vajadzētu būt vairāk nekā pietiekamam, lai mājas lietotājiem, kuriem tikai dažreiz ir nepieciešams fakss par uzņēmumu.
- Kad kāds uzstāj uz drukātiem dokumentiem: Diemžēl dažas organizācijas joprojām uzstāj uz drukātiem dokumentiem. Tas vienkārši nav. Ja viņi PDF formāta nesūtīs pa e-pastu, iespējams, jums būs jāpadrukā.
- Ko darīt ar saviem vecajiem papīra dokumentiem: Ir vieglāk sākt iet pa e-pastu bez papīra, nevis izlemt metodiski pārveidot visus savus vecos papīra dokumentus uz ciparu versijām - tas var būt daudz darba. Tomēr jūs varat skenēt savus vecos dokumentus PDF failos ar skeneri.
Jūsu digitālo failu izmantošana
Jūsu digitālajai darbnetei tagad ir vairākas priekšrocības, kādas nav papīra formātā:
- Dublēt: Jūsu faili tiek dublēti, ja tos esat saglabājis pakalpojumā Evernote, Dropbox, Google diskā vai SkyDrive. Ja jūsu māja nokrīt, jūs nezaudēsiet svarīgos dokumentus.
- Meklēt: Jūs varat viegli meklēt visus savus elektroniskos dokumentus, lai atrastu nepieciešamos dokumentus, nepārspiežot kalnu papīrus. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, pat Windows - tiem visiem ir pilnas teksta meklēšanas funkcijas.
- Piekļūstiet visur: Jūsu papīrus var piekļūt visur, kur atrodaties no datora, viedtālruni vai planšetdatoru. Ja jums neizdodas, un jums ir jādodas uz kaut ko, varat to izdarīt no viedtālruņa, nevis doties mājās un rakt pa saviem dokumentiem.
- Nav nekārtības: Jums nav jāuztraucas par dokumentu glabāšanu, organizēšanu, aizpildīšanu un deklarēšanu.
- Drukas izmaksas nav Ja jums nav nepieciešams iegādāties dārgu tinti, lētus printerus un printera papīra kaudzes, jūs ietaupīsiet naudu.
Protams, daži dokumenti var būt pārāk jutīgi, lai tos varētu uzglabāt tiešsaistē. Šādā situācijā jūs vienmēr varat izmantot šifrēšanu - izveidojiet šifrētu konteineru un glabājiet to pakalpojumā, piemēram, Dropbox, Google diskā vai SkyDrive. Cilvēkiem būs nepieciešama parole, pirms viņi varēs piekļūt jūsu dokumentiem.
Attēlu kredīts: Sarah Kolb-Williams Flickr, Flickr filma, jeremyfoo par Flickr
