Samazināt atpakaļ uz laiku, kas pavadīts nosūtot un saņemot e-pastu

H foto ir mājās

E-pasts var padarīt saziņu vieglāku, bet tas var arī iztukšot savu laiku. Uzziniet, kā apstrādāt ienākošos e-pasta ziņojumus un rakstīt izejošos e-pastus, lai ietaupītu laiku.

Saskaņā ar 2005. gada aptauju, darbinieku intervijas atklāja, ka e-pasta laikā radušies laikietilpīgie uzņēmumi ar 10 000 darbiniekiem katru gadu zaudē aptuveni 152 miljonus dolāru.

E-pasts nepārprotami ir saistīts ar saviem trūkumiem. Neskaidri e-pasta ziņojumi novirza darbiniekus no svarīgiem ar darbu saistītiem uzdevumiem, mākoņa saziņas kanāliem un bieži vien rada papildu darbu. Izvairieties no e-pasta kļūmēm, ievērojot tālāk minētos ieteikumus.

Kā ienākošo e-pastu var tērēt laiku

Dvortygirl fotogrāfija

Ir daudzi e-pasta ziņu veidi, kas var izšķiest jūsu laiku. Tie, kas:

• Var tikt sagriezti no vairākiem ziņojumiem un saīsināti uz visaptverošu
• Nav tieši saistīts ar jums
• Tas ir saistīts ar jums, bet ne tiešā veidā, kas neļauj jums pārliecināties par to, vai vai jums vajadzētu reaģēt (un ēd laiks)
• Nevirziet jūs, lai veiktu kādu darbību (kas ir neproduktīva)
• Novērst un / vai mudina jūs netērēt laiku tīmeklī
• Nav piemēroti e-pastam, un ir lielāka nozīme, izmantojot dinamisku saziņas kanālu, piemēram, biznesa tikšanos vai kādu formātu, kas ir piemērotāks saturam (piemēram, ar atsevišķu dokumentu, kas ir bagātīgs ar informāciju).

Kā efektīvi apstrādāt ienākošo e-pastu

Lai efektīvi lasītu un apstrādātu e-pastus, jums ir jākoncentrējas uz divām lietām - elektroniskā ziņojuma (vai trūkuma) noteikšana un lēmuma pieņemšana par to, kā rīkoties, lai atbildētu.

1. solis: izklāstiet ziņojumu (vai trūkst)

Ikreiz, kad lasāt jaunu e-pastu, ņemiet pēc iespējas mazāk laika, lai noskaidrotu:

• Neatkarīgi no tā, vai runātājs tieši vai netieši pievēršas jums
• Vai runātājs tev teicis, ko viņi sagaida no tevis
• Vai tas ir izdarīts skaidrā veidā
• Neatkarīgi no tā, vai kopējā ziņa jums ir piemērota
• Neatkarīgi no tā, vai kopējā ziņa šķiet piemērota, ņemot vērā jūsu saiknes ar sūtītāju kontekstu (vai, piemēram, ja tie mēģina uzsākt uzņēmējdarbības attiecības)

Tas palīdzēs jums noskaidrot, kas ir e-pasta ziņojums un kā jūs vēlaties atbildēt. Tas ir, ja jūs plānojat atbildēt vispirms.

Īpaši svarīgi ir atzīmēt, vai runātājs veic vienu vai vairākas lietas, kas var liek jums izšķērdēt dārgo laiku, piemēram:

• Nav skaidrs, ko viņi cenšas pateikt
• Valodas lietošana ir neskaidra vai eufemizējoša, lai izvairītos runāt konkrētā nozīmē (piemēram, "es domāju, ka mums kaut kādā brīdī vajadzētu būt sirdij") vai "Vai jūs to varat saukt par šonedēļ, lai mēs varētu runāt pa tālruni par kaut ko svarīgu?" ")
• Izlaupīt vai iet pie tēmas
• Tostarp informācija, kas nav jūsu uzņēmējdarbība, nepiemērota, aizvainojoša vai nesaskanīga
• Cc vai bcc'ing jums ziņas, kas jums nav atbilstošas
• Atkārtojot to pašu ziņojumu, izmantojot dažādus e-pasta ziņojumus, vai atkārtojot to, kas jau ir ietverts iepriekšējos paziņojumos, izņemot e-pastu
• Rakstīt par kaut ko, ko jau esat apspriedis un atrisinājis - aizmirstībā vai neuzmanīgi

Šajās situācijās īpaši uzmanīgi jāreaģē, lai efektīvi reaģētu, samazinot, cik daudz laika pavadat komunikācijai. Sakarā ar to, ka ir viegli pieļaut, ka iepriekš minētie divdomīgie e-pasta scenāriji aizkavē jūsu laiku.

2. solis: izlemiet, kādus pasākumus veikt

Kad esat zinājis, kas ir ziņojums, izdomājiet visproduktīvāko veidu, kā atbildēt. Tālāk ir minētas dažas tipiskas atbildes:

• Sarunas maiņa uz labāku saziņas līdzekli, piemēram, telefona un konferences zvani
• Atbildot uz atkārtotu jautājumu, ko uzdeva vairāki cilvēki (nevis e-pasta ziņojumā), bet ar plašāku informācijas bagātinātu informācijas nesēju, kuru var kopīgot, piemēram, Google Doc
• Nav atbildes uz ziņojumiem, kas neļauj skaidri saprast, no kā jums runā runātājs (pat ja tas ir mazliet nepieklājīgs)
• Nepareizu ziņojumu risināšana ar tiešiem un īsiem konkrētiem jautājumiem, piemēram, "Ja vēlaties, lai ziņojums tiktu pabeigts?" Vai "Kā jūs vēlētos, lai es piedalītos šajā projektā?"
• Pacelšana pa tālruni un zvanīšana personai jebkurā brīdī sāk parādīties drāma vai saziņa - tas, to izdodot pa e-pastu, aizņems ilgāku laiku un var pastiprināt konfliktu

3. solis: atgriezieties pie uzdevuma

Vissvarīgākais ir tas, ka pēc tam, kad jūs atbildat uz e-pastu (kas var sastāvēt no neatsaucēšanas, nevis ziņas dzēšanas), jums ir jāatgriežas uzdevumā. Pārejiet uz nākamo e-pastu, kas gaida jūsu iesūtnē, vai pārslēdziet rīkus un atgriezieties darbā, nevis reaģējot uz citu personu pieprasījumiem.

Kā sūtīt e-pastu var atkritumu jūsu laiku

Adikas foto

Turklāt ir daudz veidu e-pasta ziņas tu sūti kas var tērēt laiku. Tie, kas:

• Nevajadzīgi tiek izvadīti vairākos paziņojumos, no kuriem katrs prasa daudz laika un domājams, lai to pielāgotu, nevis vienu visaptverošu
• Neattiecas tieši uz saņēmēju, kas ir jūsu pūļu izšķiešana
• Nepietiekami skaidri un izvilkt ilgstošas ​​e-pasta sarunas un / vai pārpratumus vai vispār neveic produktīvu darbību (tas nozīmē, ka jums būs jāpavada laiks, lai sarunas sāktu vēlāk).
• Nevirziet saņēmēju, lai veiktu kādu darbību, kas ir neproduktīva
• Novērst un mudināt saņēmēju iztērēt laiku tīmeklī - tas nozīmē, ka tas mudina jūs no jums
• Nav piemēroti e-pasta formātam, bet labāk tiek paziņots reāllaika sarunā vai izmantojot mācību vai ar informāciju bagātu dokumentu, piemēram, rokasgrāmatu, emuāra rakstu, FAQ lapu, uzņēmuma pārskatu vai PowerPoint prezentāciju.

Kā efektīvi sūtīt e-pastu

Lai rakstītu e-pasta vēstules, kas ilgstoši neiztērētu laiku (nemaz nerunājot par jūsu adresāta laiku), jums jākoncentrējas uz piecām lietām: sazināties ar skaidru ziņojumu, pieprasot saņēmējam veikt pasākumus, izmantojot labu struktūru, rediģējot pirms nospiedīsiet un veiksiet sev līdzi.

1. solis: sazinieties ar savu ziņojumu

Pirms jūs pat izstrādājat e-pastu, jums ir nepieciešams, lai saņemtu ziņu kristāldzidru. Noteikt:

• Ko tu vēlies sazināties
• Kāpēc jūs vēlaties to sazināties?
• Kādas darbības vēlaties saņemt saņēmējam?
• Kā jūs varat vislabāk pārliecināt viņus rīkoties

Tālāk ir minēti daži bieži sastopamie iemesli sūtīt e-pastu:

• Atgādināt kādam termiņu
• Piešķirt kādam rakstiskus norādījumus par uzdevumu
• Uzdot ātru jautājumu, uz kuru var pienācīgi atbildēt, rakstot
• Lai atbildētu uz ātru jautājumu, uz kuru var pienācīgi atbildēt, rakstot
• Pārnest informāciju ar laika ziņām
• Piedāvāt pieejamos sapulces plānošanas datumus
• Sekot līdzi sanāksmei un parādīt atzinību

Visos šajos piemēros, izņemot pēdējo, vēlaties, lai jūsu adresāts veiktu kādu darbību (pat ja tas vienkārši atbild uz jums).

Dažreiz šī darbība nešķiet kā darbība. Varbūt jūs vēlaties:

• Pārejiet pa padomu savam kolēģim
• Ļaujiet saviem draugiem uzzināt, ka jūs esat droši nokļuvis ceļojuma galamērķī
• Sniedziet īsu informāciju par to, kā jūs veicat jaunajā galamērķī un kā jūs varat sasniegt nākamo nedēļu laikā

Katrā no šīm situācijām jūs nesakat savam adresātam veikt noteiktu darbību. Tomēr tiek paredzēts, ka no viņiem netiks veikta nekāda darbība, ja vien jūs pareizi aizverat e-pastu vai vismaz parakstīsit savu vārdu. Viņi saprot, ka komunikācija var viegli beigties ar jūsu e-pastu; ka viņiem nav jāreaģē.

2. solis: pieprasiet saņēmējam veikt darbības, kas jāveic

Lai rakstītu efektīvus e-pasta ziņojumus, kas ietaupītu jūsu laiku, jums ir nepieciešams, lai tie būtu izpildāmi. Un jums ir jāpārliecinās, ka jūsu adresāts ir skaidrs, no kādām darbībām no viņiem tiek gaidīts.

Ja jūs nevēlaties to izdarīt, bet mēģināt izskaidrot savu dzīves stāstu vai paskaidrot, kāpēc jūs veicat nākamo iPhone modeli, nevis iegūt jaunāko, jūs varat aizmirst par ietaupījumu laiku, jo pildspalvu rakstīšana aizņem doma un laiks.

Koncentrējieties uz sekojošo, veicot e-pasta darbību:

• Termiņu noteikšana
• Noteikt ārkārtas rīcības plānus
• Piedāvājot potenciālās iespējas nākamajā darbības gaitā (piem., Kad esat pieejams personiskai tikšanās reizei, kurās esat pieejams, lai atrastu)
• Sniedzot atzinumu, kad to lūdz
• Veicot pieprasījumu, kas ir piemērots rakstīšanai, un tas tiešām ir ērtāk, ja tiek izmantots cits saziņas veids
• Norādiet uzdevumu kopumu, ko saņēmējs ir piekritis veikt

Esiet proaktīvs un pārliecinošs, nosakot iespējamos soļus. Nevar uzdot atklātu jautājumu, ja vien nav citas iespējas. Tāpēc, ka atklātie jautājumi ir pretstats saturam, par ko ir iespējams celt prasību.

Tālāk ir minēti daži piemēri.

• Tā vietā, lai jūsu saņēmējs uzdotu jums savu grafiku (un izšķērdēt e-pastu šajā procesā), sāciet, nosūtot viņiem pieejamos tikšanās laikus.
• Tā vietā, lai jautātu savam saņēmējam, ko viņi domā par konkrētu uzņēmējdarbības lēmumu, izklāstiet iespējamo lēmumu un pieprasiet izveidot atsauksmes; tādā veidā viņiem nebūs jāpiedalās kaut kas pats par sevi, un tam būs kaut kas ar ko strādāt

Jūs turpināt rīkoties ar e-pastu, sniedzot skaidrus norādījumus lasītājam un noturīgu saturu, nevis atklātu.

Vissvarīgākais ir tas, ka jums ir jāpārliecinās, ka no jūsu lasītāja gaidītajām darbībām ir skaidri paziņots. Neņemiet, ka viņi zina, ka jūs vēlaties izveidot tikšanos šonedēļ, tikai piedāvājot savus pieejamos laikus. Neuzņemieties, ka viņi zina, uz ko attiecas uzdevums, uz kuru attiecas jūsu norādījumu kopums. Skaidri izskaidrojiet un laipni dariet viņiem zināmu, ko vēlaties.

3. solis: izveidojiet labu struktūru

Viens no tiem ir skaidri definēts jūsu ziņojums, un jūs esat padarījis to par rīcību, ir pienācis laiks to organizēt tā, lai sniegtu skaidrību un jūsu prasības, kas radušās.

Punkti: Vispārējs noteikums, kas jāievēro, ir punktu turēšana piecos teikumos. Ir grūti koncentrēties uz gariem rindkopiem, kamēr notiek lasīšana internetā, bet sarežģītie punkti ļauj saņēmējam zaudēt uzmanību un varbūt zaudēt svarīgākos punktus. Tas noved pie liekām vai liekām atbildēm, kas mākoņu sakaru kanālu.

Teikumi: Izmantojot aktīvo balsi, rakstot teikumus. Saglabājiet teikumus īsumā un vietā. Izvairieties no savām domām vai nevajadzīgi izskaidrojiet savu domāšanu vai jūtas par lietām. Tā vietā ievērojiet faktus un to, kādus pasākumus vēlaties pieprasīt saņēmējam.

Vārdi: Centieties neizmantot lielus vārdus vai slengu, ja vien jūs zināt, ka jūsu auditorija tos izprot. Izvairieties no jokiem un kultūras norādēm, kas var tikt nepareizi saprasts, jo viss, ko var viegli nepareizi interpretēt, ir potenciāls šķērslis efektīvai saziņai.

Izvairieties no papildu vārdiem un kvalifikācijas frāzēm. "Ņemot vērā pašreizējo situāciju, kurā tas pašlaik notiek, es domāju, ka tas varētu būt gudrs, lai ..." ir kvalificēts paziņojums, kas ne tikai iznīcina vārdus un laiku, bet arī noved pie patiesā ziņojuma. Tā vietā vienkārši norādiet savu ieteikumu, ja to neesat kvalificējuši.

Cits piemērs: "Man bija jautājums, vai es varētu tev lūgt ..." Izgrieziet šo frāzi un vienkārši uzdodiet jautājumu. Tas arī palielinās jūsu uzticību, jo jūs neapzināti nevēlaties atļauju aktīvi sazināties.

Pieturzīme: Palieciet pieturzīmes vienkārši.Atbilstošie vārdi un frāzes ir efektīvi tikai tad, ja tiek izmantoti, lai izveidotu pieklājību, uzsākot saziņu ar kādu, kuram vēlaties būt biznesa vai personiskas attiecības. Šādos gadījumos jūs ne vienmēr vēlaties būt gaidāmiem, bet izmantot dažas pieklājīgas frāzes, lai parādītu cieņu pret viņu laiku.

Samaziniet komatu izmantošanu - tas, protams, palīdz jums saglabāt teikumus īss. Izvairieties no slapja teksta iedvesmotas runas, izmantojot dot-dot-dot un pārāk daudz komatu. Tā vietā atzīmējiet savus teikumus ar atbilstošu angļu valodu un izmantojiet kontrakcijas, kad tas ir jēgas, jo viņi uzlabo lasīšanas plūsmu.

Turklāt apsveriet punktu sarakstus ar lodi un šķērsošanu, lai sadalītu galvenās sadaļas (kas var ietvert vienu vai vairākus punktus).

Bullet points un section breaks palielina tīmekļa lasāmību, kā arī palīdz jums precīzi sakārtot savu ziņojumu.

4. darbība: rediģēt pirms sūtīšanas

Pirms e-pasta sūtīšanas, skatiet 1-2 minūtes, lai to skaļi izlasītu. Tas palīdzēs jums sagrābt kļūdas vai pamanīt neērtas daļas, kuras jūs parasti neiesakāsiet personīgi. Noņemiet šos papildu vārdus un vienkāršojiet pieturzīmes. Ielieciet sarakstus un sagrieziet punktus.

Kad jūs varat atbildēt uz šādiem jautājumiem ar "jā", tad jūs esat gatavs hit "nosūtīt":

• Vai ziņa ir skaidra?
• Vai cerības ir izpildāmas un skaidri noteiktas?
• Vai mans adresāts varēs veiksmīgi saņemt manu ziņojumu? Panākumi nozīmē, ka viņi zina, no kāda atbilde ir no tiem.
• Ja lomas tika mainītas, vai es varētu sekmīgi saņemt šo ziņojumu?

5. solis: efektīvi sekojiet līdzi

Turklāt aktīvi sekojiet saviem e-pasta ziņojumiem. Ja kāds nereaģē uz tiešu pieprasījumu, netērējiet laiku, domādams, kas noticis. Tā vietā nosūtiet pieklājīgu, bet tiešu papildu e-pastu, lai reģistrētos ar viņiem. Pielietojiet iepriekš minētos principus. Un netērējiet pārāk daudz laika, mēģinot saņemt atbildi; ja saņēmējs nesazinās ar tevi, zinās, kad tā vietā pārvietosies vai tuvosies viņiem.

Izmantojiet e-pastu, lai ietaupītu laiku

E-pasts var ietaupīt daudz laika, ja jūs zināt, kā to efektīvi izmantot. Un tas attiecas gan uz ziņojumu sūtīšanu, gan saņemšanu.

E-pastu vislabāk izmanto, lai sniegtu reālas ziņas, kas tiek pienācīgi paziņotas rakstveidā. Ja jūs izmantojat e-pasta priekšrocības un izvairieties no daudzām radušām kļūmēm, tas kalpo kā spēcīgs rīks.