Microsoft Word pasta sapludināšana ir lielisks produktivitātes rīks. Zinot, kā izveidot personalizētas tematu līnijas un pielikumus, kas neatbalsta Word zināšanu apvienošanu, var būt dzīvības glābātājs, ja jums ir jāveido lielapjoma e-pasta ziņojumi.
Šodienas rakstā jūs uzzināsiet, kā izmantot Word 2010 Mail Merge Wizard, rakstīt personalizētus e-pasta tēmas un iestatīt dažādus pielikumus katram jūsu e-pasta adresātam.
Attēls no M! R
Word's Mail Merge ietaupa mūs no nogurdinoša uzdevuma ievadīt katru saņēmēja e-pasta adresi manuāli, ļaujot mums importēt e-pasta adreses no Outlook kontaktiem, Excel vai Access datu avotiem vai Word datu failiem.
Outlook kontaktpersona ir vislabākā iespēja starp trim, un, ja jūs to vēl neesat izmantojis, tagad būs labs laiks, lai atjauninātu savu Outlook adrešu grāmatu, un mēs parādīsim, kā to izdarīt. Jūs varat izlaist nākamo sadaļu un sākt rakstīt savu pasta sapludināšanu, ja jau zināsit, kā iestatīt Outlook kontaktu, pretējā gadījumā nākamās divas sadaļas sniegs dažus pamatus, kā iestatīt Outlook kontaktpersonu, importējot savu tīmekļa kontaktu sarakstu.
Outlook konta izveide sākas ar pasta profila izveidi, kurā tiek saglabāta jūsu konta e-pasta adrese, parole, servera informācija un saites uz citiem datiem, piemēram, e-pasta ziņojumiem un adresēm.
Jūs varat izveidot dažus profilus, katrs pielāgots konkrētam e-pasta kontam.
Pareizais profila nosaukums ļauj identificēt e-pasta kontu, kuru saistāt ar sava pasta profilu.
Jums ir iespēja konfigurēt pasta profilu, izmantojot e-pasta adresi, kuru saņēmāt no sava ISP, vai savu e-pasta kontu, atlasot trešo opciju.
Izvēlieties "Interneta e-pasts", lai izmantotu e-pasta pakalpojumu sniedzēju, kas sniedz POP pakalpojumu - piemēram, GMail.
Katram interneta e-pasta pakalpojumu sniedzējam ir atšķirīga POP konfigurācija, lai iepazītos ar POP iestatījumiem, noteikti izlasiet to lietotāja rokasgrāmatu.
Apsveicam! Ja redzat šo ekrānu, esat veiksmīgi iestatījis savu e-pasta profilu. Tagad mēs esam gatavi iestatīt mūsu Outlook kontaktpersonu mapi.
Savu izplatīšanas sarakstu varat manuāli importēt programmā Outlook vai importēt citas tīmekļa adrešu grāmatas, piemēram, Gmail, Yahoo vai Hotmail adrešu grāmatu. Lielākā daļa tīmekļa e-pasta pakalpojumu sniedzēju ļauj mums eksportēt mūsu adrešu grāmatu uz Outlook-saderīgu datu avotu. Piemēram, Gmail dod mums iespēju eksportēt mūsu kontaktpersonas programmā Outlook, kas ir saderīgs ar CSV failu.
Outlook importēšanas funkcija atbalsta dažādus failu tipus: csv, vcard, RSS, iCalendar un daudz ko citu, padarot to par lielisku līdzekli, lai izveidotu savu pasta sapludināšanas sarakstu.
CSV fails ietilpst kategorijā "Cita programma vai fails" programmā Outlook.
ACT fails, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST faili ir daži no programmas failiem, kurus Outlook atbalsta - mums izvēlējāmies ar Comma Separated Values (Windows) faila tipu.
Tagad atrodiet CSV failu, kuru tikko eksportējām no Gmail adrešu grāmatas.
No visām šīm mapēm kontaktu mape ir labākā iespēja mūsu pasta sapludināšanas nolūkā.
Lai importētu jūsu kontaktpersonu, Outlook vajag dažas minūtes atkarībā no importēto e-pasta adrešu skaita.
Mums vajadzētu būt iespējai izmantot šo kontaktu mapi, kad Outlook ir pabeigusi visu kontaktu importēšanu, lai veiktu pasta sapludināšanu.
Sāciet ar tukšu dokumentu un atveriet lenti "Pasta pakalpojumi", lai sāktu mūsu sapludināšanu.
Vednis ir labākais veids, kā iesācējiem sākt savu pirmo pasta sapludināšanas uzdevumu.
Vednis lūgs mums izvēlēties dokumenta veidu mūsu pasta sapludināšanai. E-pasta ziņojumi ir atbilstošs dokumenta veids šodienas apvienošanas darbam.
Mēs varam sākt rakstīt savu e-pasta ziņojumu no tukša dokumenta, veidnes vai esoša dokumenta.
3. solī izvēlieties mūsu Outlook kontaktpersonu mapi kā mūsu sapludināšanas sarakstu.
Mums ir iespēja izmantot jebkuru pasta profilu, kuru mēs iestatījām mūsu sistēmā.
Ja Outlook importē jūsu Gmail adresi veiksmīgi, jūsu kontaktpersonu skaitam jābūt vairāk nekā nullei.
Izvēlieties cilvēkus, kurus vēlaties iekļaut savā e-pasta izplatīšanā, atzīmējot atbilstošās izvēles rūtiņas.
Sāciet rakstīt savu e-pasta ziņojumu un ievietojiet apvienošanas laukus, kur vēlaties ievietot personalizētus ziņojumus, piemēram, nosaukumu vai uzvārdu attiecīgajā dokumenta vietā.
Katrs apvienošanas lauks tiks ievietots divkāršā ševronā; kad aizpildīsit pasta savienošanas vedni, tie tiks aizvietoti ar jūsu kontaktinformācijas kartes informāciju.
Priekšskatiet savu e-pasta ziņojumu, lai redzētu, kā Word apstrādā apvienošanas laukus, noklikšķinot uz saites "Nākamais: priekšskatījuma e-pasta ziņojumi".
Ja esat apmierināts ar priekšskatījumu, noklikšķiniet uz saites "Nākamais: pabeigt apvienošanu", un Word nosūtīs apvienoto e-pasta ziņojumu visiem saviem adresātiem ar kopīgu tematu rindiņu.
Šis vednis pārtrauc pasta sūtīšanas procesu šādos posmos: pareiza dokumenta veida un veidnes izvēle, adresātu saraksta izveide, pasta sapludināšanas priekšskatījuma novērtēšana un e-pasta ziņojumu nosūtīšana visiem saviem adresātiem.
Šajā brīdī jūs varat pamanīt divas kopīgas e-pasta rakstīšanas darbības, kuras vednis neatbalsta, rakstot personalizētās tēmas līnijas un iestatot dažādus pielikumus. Mums ir jāizmanto makro, lai tos veiktu, apvienojot e-pastu, vēlams, pirms mēs pabeigtu vedni.
Atverot vēstuli, nospiediet taustiņu "Alt + F11" un veiciet dubultklikšķi uz "ThisDocument" savā darba logā, lai atvērtu makro redaktoru.
Ielīmējiet šo makro kodu, ko rakstījis eksperts makro kodētājs hutchinsfairy, tukšajā rūtī un saglabājiet to.
Dim WithEvents wdapp kā lietojumprogramma
Dim EMAIL_SUBJECT kā stīgu
Dim FIRST_RECORD kā Boolean
Privāts Sub Document_Open ()
Iestatīt wdapp = Pieteikums
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1Beigt Sub
Privāts Sub Document_Close ()
Iestatīt wdapp = Nekas
Beigt Sub
Privāts Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc kā dokuments, Atcelt kā Būla)
Dim i kā vesels skaitlisIzmantojot ActiveDocument.MailMerge
Ja FIRST_RECORD = True Tad
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Nepatiess
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Beigas Jai = .DataSource.DataFields.Count
Do, kamēr i> 0
.MailSubject = Aizstāt (.MailSubject, "",. DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare).
i = i - 1
CilpaBeidzas ar
Beigt Sub
Privāts Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc kā dokuments, ByVal StartRecord tik ilgi, ByVal EndRecord tik ilgi, Atcelt kā Būla)
FIRST_RECORD = Patiesa
Beigt Sub
Privāts Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc kā dokuments, ByVal DocResult kā dokuments)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Beigt Sub
Atveriet savu dokumentu un noklikšķiniet uz saites "Nākamais: pabeigt apvienošanu", lai nosūtītu savu e-pastu.
Noklikšķiniet uz saites "Elektroniskā pasts ...", lai nosūtītu savu ziņojumu.
Tematiskajā rindiņā novietojiet atbilstošos sapludināšanas laukus, kurus ieskauj ševons.
Makro izanalizēs apvienošanas lauku un aizvietos to ar adresāta uzvārdu, kad Word e-pastu nosūta dokumentu.
Līdz šim mēs esam iemācījušies izmantot pasta sūtīšanas vedni un to, kā personalizēt priekšmetu laukus, un, lai pabeigtu mūsdienu apmācības, mēs parādīsim trešās puses pievienojumprogrammu, kas ļauj mums pievienot dažādus failus katram e-pastam .
Lejupielādējiet pievienojumprogrammu, atlaidiet to un atradīsiet, ka pievienojumprogramma ir kā Word dokumentu veidnes. Ja izmantojat Word 2003, izmantojiet "CreateEmailData Word 2007 Ver02", ja lietojat vārdu 2007 vai 2010 un "CreateEmailData Word 2003 Ver02".
Nokopējiet atbilstošo dokumenta veidni mapē "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", kur "% appdata%" ir jūsu Microsoft startēšanas mape - mūsu gadījumā tas ir "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Restartējiet savu Word pēc tam, kad esat nokopējis failu Microsoft startēšanas mapē, un jums vajadzētu redzēt divus jaunus pievienojumprogrammas: izveidot datu failu un sapludināt uz e-pastu, kas atrodas izvēlnē "Nosūtītāja" lente.
Sagatavojiet datu failu ar divu sleju tabulu - saņēmēja e-pasta adresi kreisajā slejā un pilno ceļu uz savu pielikumu failu labajā slejā, pēc tam saglabājiet to tajā pašā mapē kā e-pasta apvienošanas dokuments kā "MergeAttachmentsData". Mums jāuzsver, ka jums ir jāsaglabā fails kā "MergeAttachmentsData", pretējā gadījumā pievienojumprogramma nevar atrast failu, lai meklētu pielikumus.
Atgriezieties pie sava pasta sūtīšanas dokumenta un sadaliet dokumentus atsevišķos failos.
Jāatrod jauns vārdu dokumentu logs un noklikšķiniet uz pievienojumprogrammas pogas "Apvienot e-pastā". Vienkārši noklikšķiniet uz pogas "Labi" dzeltenā dialogā, jo mēs jau sagatavojām datu failu.
Ievietojiet pareizu tēmu savam e-pastam, noklikšķiniet uz Labi un Outlook nosūtīs e-pastu ar pielikumu, kuru norādījāt datu failā.
Word ar daudzām noderīgām funkcijām patiešām ir lielisks produktivitātes rīks. Mēs ceram rakstīt vairāk Word rakstus mūsu lasītājiem. Tajā pašā laikā iepazīstieties ar citiem vārdiem rakstus mūsu vietnē.
Mēs ceram, ka jūs esat iemācījušies izmantot Word pasta sūtīšanu no mūsdienu raksta. Jūtieties brīvi apspriest citus iesūtīšanas padomus ar citiem kolēģiem lasītāju komentāru sadaļā.
