Šodien mēs sedzam "boring" Outlook stuff. Apkalpošana un drošība, kā arī uzturēšana un nodrošināšana jūsu Outlook 2013 datu failā - pilns ar visiem svarīgajiem datiem - dublējot un arhivējot to.
Līdz šim, ja esat izmantojis programmu Outlook, lai veidotu un nosūtītu e-pastu, un jūs esat nogādājis laiku, lai importētu savus G-pasta adreses savā adrešu grāmatā vai to, ka jūs pat izmantojat programmu Outlook adrešu grāmata nozīmē, ka jums ir daudz datu, kas ir jāaizsargā.
Tāpat arī jūs, iespējams, pavadījāt daudz laika un strādājat, veidojot savus kalendārus, pievienojot uzdevumus un veicot sarakstus, un varbūt pat ir vairākas piezīmes, kuras vēlaties saglabāt.
Tas viss notiek, lai pārliecinātos, ka jūs vismaz reizēm izveidojat sava datu faila dublējumkopiju, jo, tā kā kāds no mums var apliecināt, tas ir diezgan satraucošs un nomācošs, ka zaudē visus savus datus un ir jāsāk no jauna.
Lai sāktu, iesakām ātri paskatīties uz Windows vadības paneļa Mail.
Kā redzams attēlā, jums ir piekļuve trim galvenajām Outlook iestatījumu jomām. Tas nozīmē, ka, noklikšķinot uz e-pasta kontiem ... vai datu failiem ..., pogas atver to pašu logu attiecīgajās cilnes lapās.
Tālāk redzamajā ekrānuzņēmumā redzama cilne E-pasts, kas ļaus jums veikt darbības savā e-pasta kontā, piemēram, to labošanu vai mainīšanu. Varat arī redzēt, kur dati tiek glabāti katram kontam.
Ja vēlaties tieši ietekmēt šos datu failus, jums būs jānoklikšķina uz cilnes "Datu faili". Šeit ir dažas noderīgas lietas.
Piemēram, varat nospiest pogu "Atvērt failu atrašanās vieta", lai redzētu, kur atrodas jūsu datu faili. Tas ir ērti, jo jūs vēlaties uzzināt, kur tie ir, ja jums kādreiz ir nepieciešams tos skenēt un labot (par to ir aprakstīts nākamajā sadaļā).
Vēl viena atvērtā funkcija, kuru varat izmantot logā Konta iestatījumi. Ja jūsu datu fails (-i) ir kļuvis milzīgs un uzņemas tonnas diska vietas (daži cilvēki savāc gigabaiti pēc gigabaitu vecā e-pasta), tad jūs varat to saspiest.
Noklikšķiniet uz pogas Iestatījumi cilnē Datu faili un pēc tam noklikšķiniet uz Compact Now, lai samazinātu Outlook datu faila lielumu.
Pasta vadības panelis ir uzticams veids, kā saglabāt datu failus un profilus, taču tas nav vienīgais veids, un Outlook lietojumprogramma arī ļauj jums pārvaldīt savas pastkastes. Mēs parādīsim šīs pārbaudes tieši pēc tam, kad parādīsim, kā labot jūsu datu failus.
Ja vēl neesat pamanījis, Outlook dati tiek glabāti failā .PST vai .OST, un lielāko daļu laika tas nav nekas nepareizs.
Diemžēl dažreiz jūsu dati kļūst bojāti, kas nav tāds pats kā sakot, ka tas ir slikts vai bezcerīgi, izņemot atgūšanu, jums ir nepieciešams palaist iekļauto iesūtņu labošanas rīku. Inbox Repair rīks vai "ScanPST" skenēs un labo jūsu personisko mapju failu, pārbauda un labo kļūdas, veicot dublējumkopijas failu .PST vai .OST failu tikai gadījumā, ja atkopšanas laikā kaut kas notiks.
ScanPST rīku var atrast jūsu Outlook instalēšanas mapē, parasti: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Kad atrodat to, veiciet dubultklikšķi uz utilītas ScanPST, lai to sāktu.
Vispirms viss, kas jums jādara, ir pārlūkot, kur atrodas jūsu .PST vai .OST faili. Šajā attēlā redzams, kur viņi atrodas mūsu datorā. Mēs izvēlamies vienu un noklikšķiniet uz "Atvērt".
Ja ScanPST rīks konstatē kļūdas, tas jūs informēs tik daudz un piedāvās labot. Lai sāktu minēto remontu, noklikšķiniet uz pogas ar nosaukumu.
Kad tas ir pabeigts, ScanPST rīks jums paziņos, ka jūsu Outlook fails ir veiksmīgi salabots.
Ja nepieciešams, varat aizvērt rīku vai atkārtot procesu citos datu failos.
Atcerēsimies kādu svarīgu informāciju par to, kā vislabāk arhivēt un dublēt savus datus. Pirmā lieta, ko mēs vēlamies apspriest, ir jūsu AutoArchive opcijas. Lai sāktu, noklikšķiniet uz cilnes "Faili" Lentē, lai redzētu šādu ekrānu.
Tūlīt atzīmējiet, varat izvēlēties, kuru kontu vēlaties apmeklēt (ja nepieciešams), noklikšķinot uz nolaižamās izvēlnes, kas atrodas pogas Pievienot kontu.
Noklikšķiniet uz pogas "Tīrīšanas rīki" un pēc tam atlasiet opciju "Pasta kastes tīrīšana". Tālāk ir redzamas izvēles iespējas. Viss šeit ir veltīts tauku noņemšanai no jūsu iesūtnes un veco ziņojumu arhivēšanas.
Noklikšķinot uz pogas "AutoArhīvs", programma Outlook automātiski arhivēs visas pasta mapes, kas ir konfigurētas kā tādas. Lai iestatītu automātiskās arhivēšanas opcijas, jums ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pasta mapes un atlasiet cilni "AutoArhīvs".
Šeit mēs redzam tipisku e-pasta mapes Properties logu. AutoArhive cilne ļaus jums pielāgot, kā mape tiek automātiski arhivēta. Ņemiet vērā, ka šajā ekrānuzņēmumā mums ir mape, kas konfigurēta automātiskajai saspiešanai saskaņā ar savu grafiku un darbībām.
Jūs varat arī piešķirt mapi, lai to automātiski arhivētu saskaņā ar Outlook vispārējiem noklusējuma automātiskās arhivēšanas iestatījumiem. Ja iestatāt mapi uz noklusējuma iestatījumiem un pēc tam noklikšķiniet uz "Default Archive Settings ...", jūs redzēsiet šādu dialoglodziņu (jo tie ir "noklusējuma iestatījums", neatkarīgi no tā, kādas izmaiņas šeit tiks iestatītas, tiks piemērota katrai mapei, kas konfigurēta kā noklusējuma automātiskais arhivēšana).
Neaizmirstiet, jūs varat arī atrast šos iestatījumus, atverot opcijas un noklikšķinot uz virsraksta "Papildu".
Pāriet uz manuālo datu arhivēšanu.
Vienkārši, ja nevēlaties izmantot automātisko arhivēšanu vai arī vēlaties atvieglot arhivēšanas procedūru, atveriet ekrānā Konta informācija atrodamos tīrīšanas rīkus un noklikšķiniet uz un izvēlieties "Archive", lai atvērtu šādu dialoglodziņu.
Viegli, jūs vienkārši vēlaties izvēlēties mapi, kuru vēlaties arhivēt, atlasiet arhīva elementu datumu un pēc tam izvēlieties mapi, kurā vēlaties saglabāt savu arhīvu. Tas ir, jūs esat pabeidzis!
Jūsu Outlook datu faila (-u) dublēšana ir tikpat vienkārša kā jūsu .OST vai .PST failu kopēšana uz citu cieto disku, mākoņa serveri, īkšķi disku vai kādu citu datu nesēju. Jūs atceraties, kā atrast savus datu failus?
Atveriet pasta vadības paneli un noklikšķiniet uz pogas "Datu faili". Noklikšķiniet uz "Atvērt failu atrašanās vietu ...", un pēc tam varat dublēt savus datu failus.
Sānu piezīmē jūs varētu pastāvīgi pārvietot savus datu failus uz mākoņa vietu, piemēram, mapi OneDrive vai Dropbox, tādējādi nodrošinot, ka jūsu Outlook dati vienmēr tiek tehniski dublēti.
Lai atjaunotu dublēto datu failu, atgriezieties cilnes Failā un atlasiet "Atvērt Outlook datu failu".
Tālāk redzamajā ekrānuzņēmumā File Explorer automātiski tiek atvērts mūsu arhīviem, taču, protams, jūs varat pārlūkot visur, kur atrodas jūsu datu faili.
Atlasiet vajadzīgo failu un noklikšķiniet uz Atvērt, lai varētu piekļūt failā saglabātajiem datiem. Pēc atjaunošanas jūs varēsiet pārlūkot un skatīt vienumus, kā parasti.
Ja jums vairs nav nepieciešams piekļūt dublētā datu failam, varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz visaugstākās mapes un atlasīt aizvēršanas iespēju.
Datu failu dublēšana un atjaunošana lielākoties ir manuāla darbība, taču, ja jūs bieži iestatāt savas mapes, lai tās automātiski arhivētu, un tās tiek arhivētas tādā atrašanās vietā kā mākoņa mape, tad jums ir mazs drošības līmenis.
Tomēr vislabākais veids, kā nodrošināt, ka jūs nezaudējat nekādus datus, ir regulāri dublēt datu failus vairumtirdzniecībā. Vai jums ir kaut kas, ko vēlaties pievienot? Lūdzu, paziņojiet mums mūsu diskusiju forumā. Mēs vienmēr ceram uz jūsu atsauksmēm.
